Norma ISO 19650, el entorno común de datos y Autodesk Construction Cloud

El uso de normas para la ejecución de proyectos de construcción ha aumentado en la última década en forma de mandatos nacionales y regionales. Por su parte, la creciente adopción del entorno Building Information Modeling (BIM) ha dado lugar al desarrollo del conjunto de normas ISO 19650. Este artículo aborda el desarrollo y la aplicación de estas normas, además de la relación que guardan con el modo en los usuarios utilizan Autodesk Construction Cloud.

Presentación del entorno común de datos

«El entorno común de datos (CDE, por sus siglas en inglés) es la fuente única de información que se utiliza para recopilar, gestionar y distribuir la documentación, el modelo gráfico y otros datos no gráficos para todo el equipo del proyecto», según se describe en el sitio web BIM Wiki. «La creación de esta fuente única de información facilita la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto y contribuye a evitar la repetición de tareas y los errores».

Dicho de otro modo, un entorno común de datos es un repositorio digital en el que se recopila información como parte de un flujo de trabajo típico de BIM. De hecho, el entorno común de datos se desarrolló y popularizó originalmente como una parte integrante del nivel 2 de las normas BIM del Reino Unido. Hoy día se extiende más allá del entorno de información y datos de BIM y puede abarcar aspectos como los contratos de proyectos, la planificación de plazos o las solicitudes de cambio. Básicamente, si se trata de información generada durante un proyecto, estará disponible para todos los usuarios que tengan autorización, desde el inicio hasta el final del proyecto y posteriormente.

¿Por qué es importante el entorno común de datos?

La figura 1 más abajo compara un flujo típico de información del proyecto y un flujo en el que se ha adoptado un entorno común de datos.

En la parte izquierda de la ilustración, se ofrece una vista simplificada de cómo los miembros del equipo intercambian información en un proyecto. Se trata de una gran matriz, por lo que es difícil saber si la persona adecuada tendrá acceso a la información apropiada en el momento oportuno. Con frecuencia, la información reside en diferentes sistemas. Además, el intercambio de información se produce de forma manual, es proclive a errores y puede provocar fallos que salen caros.

En la parte derecha, el equipo del proyecto ha utilizado un CDE. En este caso, la información pasa por un repositorio central desde donde es más fácil supervisarla y mantenerla actualizada. El CDE ofrece mecanismos para controlar el flujo de información, de tal manera que los documentos de construcción (y otra información, como las marcas de revisión y las incidencias) solo estén disponibles para los miembros del equipo del proyecto una vez que la información se haya revisado, aprobado y publicado para los fines previstos.

La figura 2 muestra una configuración habitual para la ejecución de proyectos, donde se representa el ecosistema de empresas que necesitan colaborar con el fin de diseñar, desarrollar y dirigir un proyecto de construcción o de infraestructura. No obstante, surgen varios desafíos, como los siguientes:

• Los límites planteados por los contratos entre disciplinas y equipos.

• Los equipos de diseño y construcción, además de toda la cadena de suministro, son entidades diferentes que necesitan regular el acceso y el intercambio de datos e información del proyecto.

Tener un respositorio centralizado de la información del proyecto es vital no solo para los equipos, sino también para el propietario del activo. Sin este punto de conexión, la información podría no ser fiable y aumentaría el riesgo asociado al proyecto.

¿Cuáles son las ventajas de un entorno común de datos?

• Mejora la colaboración. Las tecnologías digitales han demostrado una y otra vez que pueden mejorar la colaboración cuando se utilizan correctamente. Esto significa que todos los datos y la información del proyecto deben pasar por un único sistema centralizado y actualizarse en él. De este modo, mejoran las habilidades de coordinación y el trabajo dentro y fuera de los equipos.

• Establece una única fuente de información. Nunca se debe subestimar la importancia de tener una única fuente de información en un proyecto. Un repositorio fiable permite a los miembros del equipo acceder en tiempo real a los planos, los cambios y los datos, lo cual facilita la toma de decisiones y ofrece una mayor visibilidad en los proyectos e incluso en toda la empresa.

• Mejora la eficiencia y la calidad. Los CDE reducen la necesidad de recrear manualmente los datos. De este modo, se disminuyen los errores asociados a la entrada de datos y la pérdida de información. Por consiguiente, mejora el acceso a la información para toda la empresa y los equipos toman las decisiones más rápido.

• Reduce el riesgo. Un CDE reduce el riesgo al proporcionar más transparencia y visibilidad en los proyectos. Con el tiempo, esto impulsa la mejora continua y la previsibilidad, aspectos fundamentales para que una empresa avance.

• Refuerza la seguridad. Un CDE permite a los administradores y los profesionales de TI tener un mayor control sobre los datos y la información, lo cual contribuye a añadir seguridad.

ISO 19650

La ISO 19650 es una norma internacional para la gestión integral de la información a lo largo del ciclo de vida de un activo construido. Establece definiciones claras en relación con la información que necesitan el cliente del proyecto o el propietario del activo y con los métodos, procesos y plazos para la transferencia eficaz de la información entre los miembros del equipo del proyecto.

Según la norma ISO 19650, p. 3.3.15, el entorno común de datos (CDE) se define como: «Una fuente de información acordada (3.3.1) para un proyecto o activo determinado (3.2.8) con fines de recopilación, gestión y distribución de cada elemento contenedor de información (3.3.12) por medio de un proceso gestionado».

La norma ISO 19650 establece los requisitos, y los anexos nacionales establecen las normas específicas asociadas a esos requisitos. Un CDE no es solo una solución tecnológica. Requiere que el equipo del proyecto siga un proceso normalizado que se pueda implementar y mejorar con ayuda de la tecnología.

Entre los principales requisitos, se incluyen los siguientes:

• Una identificación única y estándar para cada «contenedor de información» (incluidos el dibujo, el modelo, el archivo y otros datos).

• Las normas de convención de nomenclatura definidas por cada país que adopte la norma (también denominada «anexo nacional»).

• La posibilidad de clasificar los datos y asignarles un «estado de idoneidad» específico para garantizar que cualquier persona que acceda a esos datos y los utilice pueda confiar en la integridad, la exactitud y el uso previsto.

• El control de revisiones, de tal manera que el equipo del proyecto únicamente pueda utilizar revisiones específicas a fin de garantizar que todos los usuarios trabajen con la información correcta.

• Un flujo de información y procesos de aprobación que estén sometidos a control para garantizar que únicamente la información aprobada pase por las fases de Trabajo en curso, Compartido y Publicado.

• Un registro de auditoría.

¿Qué características debe tener un CDE?

• Facilidad de uso: la experiencia del usuario es un aspecto fundamental de un entorno común de datos. Para que un CDE sea eficaz, debe ser fácil de usar; es decir, debe ser intuitivo, con una curva de aprendizaje mínima o inexistente a fin de que los equipos puedan trabajar en el sistema.

• Accesibilidad: un CDE está basado en la nube; esto significa que cualquier usuario que necesite información (y tenga los permisos correspondientes) podrá acceder a él desde cualquier lugar, tanto si está en la oficina como en las obras.

• Compatibilidad: un CDE debe ser compatible con los sistemas y procesos existentes. El objetivo es eliminar los silos de información y aumentar la colaboración en general.

• Estandarización y escalabilidad: un CDE debería facilitar la estandarización de los flujos de trabajo y los procesos en todos los proyectos, además de la escalabilidad de los proyectos de cualquier tamaño o nivel de complejidad.

• Seguridad: un CDE debe ser seguro con el fin de garantizar la integridad de los datos y el acceso controlado a la información confidencial y exclusiva.

¿Cómo garantiza el CDE Autodesk BIM 360 la conformidad con la norma ISO 19650?

Autodesk BIM 360 es un entorno de datos común que ofrece compatibilidad con las siguientes funciones:

• Control de permisos

• Registro de auditoría

• Control de versiones y documentos

• Metadatos personalizados

• Integración con los flujos de trabajo de diseño

• Visualización de los archivos de diseño y ofimática

• Visualización y comparación de diseños 2D y 3D

• Flujo de trabajo de aprobación

• Informes de transmisión

• Gestión de marcas de revisión e incidencias

• Acceso móvil

• Generación de informes y datos analíticos

• Nomenclatura única para los archivos*

• Normas para la nomenclatura de archivos*

• Revisión y estado*

• Flujos de trabajo de revisión y aprobación optimizados*

* Actualmente disponible en la versión beta con funcionalidad limitada

Recomendaciones para configurar el CDE

• Establezca carpetas separadas para las opciones «Trabajo en curso», «Compartido», «Publicado» (y «Archivado» si procede) para cada disciplina. Utilice las carpetas «Archivos de proyecto». De forma predeterminada, las carpetas de BIM 360 Docs se mostrarán por orden alfanumérico. Para aplicar otro orden de carpetas, utilice un formato de número y etiqueta como este: 01-Trabajo en curso, 02-Compartido, 03-Publicado.
• Especifique permisos basados en la función o en la empresa para cada una de las carpetas. Los permisos de BIM 360 se especifican en el nivel de carpeta y se aplican a todas las subcarpetas y documentos de esa carpeta. Los niveles de permisos abarcan del modo de solo vista al control administrativo completo.

Entre los niveles de permisos, se incluyen los siguientes:

• Solo vista: Los niveles de usuario, función o empresa pueden ver documentos, añadir marcas de revisión privadas y crear incidencias.
• Ver + descargar: Los niveles de usuario, función o empresa pueden ver documentos, añadir marcas de revisión privadas y crear incidencias.
• Solo cargar: Los niveles de usuario, función o empresa pueden cargar documentos, pero no verán el contenido de las carpetas.
• Ver + descargar + cargar: Los niveles de usuario, función o empresa pueden compartir documentos propios con los miembros del equipo y ver cualquier otro documento que haya en la misma carpeta.
• Ver + descargar + cargar + editar: Los niveles de usuario, función o empresa pueden compartir documentos propios con los miembros del equipo, ver y editar cualquier otro documento que haya en la misma carpeta y publicar marcas de revisión.
• Control de carpetas: Los niveles de usuario, función o empresa pueden compartir documentos propios con los miembros del equipo, además de ver y editar cualquier otro documento que haya en la misma carpeta. Este permiso también permite realizar tareas dentro de esa carpeta que normalmente están restringidas al administrador del proyecto. Entre las tareas, se incluyen la creación de cuadros de rotulación, la incorporación de miembros al proyecto, la gestión de permisos y la edición de asignaciones de conjuntos Este nivel de permiso proporciona el acceso más amplio a las carpetas.

• Se recomienda configurar una plantilla de proyecto para facilitar la creación de otros CDE de proyecto. Una plantilla de proyecto es simplemente un proyecto de BIM 360 Docs con carpetas y permisos basados en funciones. Al crear un proyecto nuevo en el administrador de cuentas de BIM 360, es posible elegir la plantilla de proyecto y la opción «Copiar configuración de proyecto».
• En Administrador de proyectos, añada miembros del proyecto y asígneles las funciones y la empresa. El acceso de los miembros del proyecto se regula mediante los permisos basados en la función y en la empresa. Si se añaden o eliminan miembros del proyecto en una fecha posterior, los permisos basados en la función o en la empresa ayudan a garantizar que los usuarios obtengan el nivel de acceso adecuado de inmediato.
• En Administrador de proyectos, en Document Management > ficha Revisiones, configure los flujos de trabajo de revisión y aprobación. Elija una plantilla (pasos 1 a 6) con pasos de revisión en serie y en «grupo» (simultáneamente).

• Tiene la posibilidad de asignar individualmente usuarios, funciones o empresas a cada paso del flujo de trabajo. Además, puede copiar un flujo de trabajo y adaptar fácilmente los pasos a otras plantillas de flujo de trabajo.

Adquiera más conocimientos con la clase completa.

Joan Allen es responsable de gestión de productos de la plataforma de gestión de documentos y registros de construcción de Autodesk Construction Solutions. Joan es ingeniera civil colegiada y tiene más de 30 años de experiencia en la gestión de activos de construcción y tecnología para el sector de arquitectura, ingeniería y construcción (AEC). Desde que se incorporó a Autodesk, se ha centrado en ofrecer soluciones innovadoras basadas en la nube con el fin de conectar a los equipos de proyectos AEC y de mejorar los flujos de trabajo de ejecución de proyectos, Autodesk BIM 360  Docs, Autodesk BIM 360 Glue y Autodesk Buzzsaw.

Angela Yee es responsable sénior de productos del equipo de gestión de documentos de Autodesk Construction Solutions que trabaja en la iniciativa de entorno común de datos. Angela es arquitecta colegiada y tiene más de 15 años de experiencia en el campo de la arquitectura, la gestión de activos de construcción y la tecnología para el sector AEC. Desde su incorporación a Autodesk, Angela ha impulsado el desarrollo de las mejores soluciones de gestión de documentos y cumplimiento normativo para los usuarios de BIM 360 Docs.