6 motivos para não descartar as mesas de trabalho na volta ao escritório

Com as empresas se preparando para a volta ao escritório, ouvi líderes de vários setores comentarem a necessidade de remover metade das mesas. Parece simples: menos mesas significa mais espaço e maior facilidade para mantermos a distância entre as pessoas. Esse processo vai, entretanto, resultar no descarte de milhões de mesas de trabalho. Como nos desfazer dessas mesas e outras tantas toneladas de móveis de escritório?

Não é necessário se desfazer dos móveis de escritório. O descarte é uma estratégia equivocada, que não leva em consideração o futuro e só resolve um problema de curto prazo. Assim, em vez de pensarmos em abarrotar os aterros sanitários com mesas de trabalho, vamos nos concentrar em outras estratégias – desde controlar a entrada e saída de pessoas no edifício até determinar quantos funcionários realmente precisam trabalhar no escritório.

Neste artigo, explico as implicações da volta ao local de trabalho pós-coronavírus e como os líderes empresariais podem ajudar as pessoas a aprender a se comportar de uma forma diferente, para que o retorno seja mais saudável e melhor para todos na empresa.

1. As empresas podem usar tecnologias já existentes para oferecer flexibilidade

Pense em quantas mudanças a sua empresa já fez usando as tecnologias disponíveis. Praticamente da noite para o dia, as empresas passaram do modelo centrado no escritório para o modelo home office. As videoconferências substituíram as reuniões no escritório. Os tours virtuais substituíram as visitas físicas. A tecnologia de nuvem possibilitou o trabalho remoto a empresas inteiras. Em resumo, o espírito de “resiliência” permitiu que empresas e funcionários usassem a tecnologia atual para trabalhar de qualquer lugar e a qualquer hora. Ao aprender a se adaptar ao que será o trabalho em um futuro próximo, e também não tão próximo, considere os recursos que já estão disponíveis e como usá-los com mais eficácia para atender às necessidades da sua empresa à medida que ela começa a retornar ao local de trabalho. Nem sempre é preciso começar do zero.

2. Projeto generativo pode ajudar a reinventar espaços

Eliminar mesas de trabalho é uma solução desastrosa para um problema complicado, que será resolvido pela tecnologia, não por caçambas de entulho. Existem milhões de edifícios comerciais no mundo, sem contar outras infraestruturas. Não há como usar métodos tradicionais para reformar esses espaços de trabalho, a menos que os arquitetos mudem de paradigma.

É aí que entra em cena o projeto generativo. Um aplicativo de software é capaz de automatizar as melhores opções para reinventar e otimizar o espaço, atendendo aos critérios de conformidade de segurança relacionados à COVID-19. Isso implica levar em conta o distanciamento social entre as mesas, assim como a movimentação horizontal e vertical das pessoas e do ar no espaço de trabalho. Também é necessário incorporar os meios para passar com rapidez de um ambiente de “novo normal” de volta para um ambiente em conformidade com as normas de segurança exigidas em escritórios, aeroportos, universidades e restaurantes. A capacidade de agir prontamente e retornar a outro layout de mesas, salas e circulação para limitar a transmissão de doenças torna a sua empresa mais resiliente para o futuro.

3. As reformas de hoje também devem atender às necessidades futuras

A tecnologia e as reformas precisam se concentrar em dois modos: um para os próximos seis meses e outro que seja adaptável a outro pico de COVID-19 ou a outro vírus que possa surgir nos próximos dois, cinco ou 10 anos. Quando a COVID-19 passar, as empresas vão precisar se planejar para a possibilidade de terem que retornar a um modo em que tudo seja organizado com base no distanciamento. Para isso, é preciso avaliar o funcionamento natural do espaço de trabalho e, em seguida, buscar maneiras de mudar comportamentos e espaços para obter melhores resultados.

Existem, por exemplo, programas de software que simulam multidões e circulação de pessoas para visualizar crianças indo para o recreio ou funcionários entrando em um edifício. Eles precisam usar a escada ou o elevador? Que grupos circulam em que horários? Talvez seja necessário organizar turnos e distribuir horários de chegada aos diversos grupos de pessoas para evitar contato próximo e corredores lotados.

“As calçadas não foram projetadas para distanciamento social. Para que as pessoas passem umas pelas outras com segurança, as calçadas têm que ser mais largas. Ou é necessário criar um novo esquema de circulação para manter todas as pessoas circulando em uma direção ou na outra.”

Isso vai gerar desafios incomparáveis para os arquitetos, porque o mesmo espaço terá que servir a dois propósitos – um modo de crise, como o que existe hoje, e um modo normal. A superação desses desafios vai garantir que os líderes estejam preparados para o que possa acontecer. Assim, poderão fazer a transição imediata para um modo de trabalho que seja seguro e confiável para todos os setores da empresa.

4. As opções de home office permanente são válidas

Para respeitar o distanciamento social e a circulação adequada das pessoas, é provável que as empresas precisem que apenas 25% dos seus funcionários retornem aos escritórios em um futuro próximo. Percebo uma tendência dos líderes em afirmar que não acreditam que todos os seus funcionários devam voltar ao escritório. Isso está acontecendo até mesmo em setores tradicionais que sempre foram contrários ao trabalho remoto. Um exemplo disso são os escritórios de advocacia. Ouvi de alguns escritórios de advocacia que, no futuro, os locais de trabalho deverão ser considerados basicamente salas de reunião e espaços abertos para encontros com clientes. Além disso, não vão precisar de mesas para os funcionários remotos (que também não precisam usar transporte público, economizando tempo de deslocamento). Os escritórios vão se tornar salas de reunião ou centros de encontros com clientes.

Isso pode representar uma grande mudança para muitas empresas. Nos Estados Unidos, é muito comum a pessoa trabalhar em casa pelo menos de vez em quando. Esquemas em que a pessoa trabalha três dias no escritório e dois dias em casa são bastante frequentes. Mas em outros países, como o Japão, todos os funcionários vão ao escritório diariamente. Nesses países e ambientes, vai ser mais difícil implementar o modelo home office. Os líderes e gestores das empresas vão precisar levar em consideração todos esses aspectos envolvidos para que a melhor solução funcione para todos.

5. Os espaços compartilhados estão prontos para serem reinventados

Naturalmente, é o fim do escritório aberto e das baias – pelo menos por enquanto. Mas esses não são os únicos espaços compartilhados. As calçadas não foram projetadas para o distanciamento social. Para que as pessoas passem umas pelas outras com segurança, as calçadas têm que ser mais largas. Ou é necessário criar um novo esquema de circulação para manter todas as pessoas circulando em uma direção ou na outra. Os sistemas de transporte público e os terminais costumam ser considerados fatores de ansiedade, porque as pessoas temem que a falta de planejamento de distanciamento as exponha ao risco de contrair o vírus. Ao avaliar o interior de um edifício, os líderes também devem considerar os espaços de acesso e torná-los igualmente seguros para quando os funcionários retornarem ao local de trabalho.

6. Os futuros desenvolvimentos tornarão os espaços ainda mais seguros

Na Autodesk, estamos reformando nosso local de trabalho para garantir a saúde e a segurança de todos. Da mesma forma, marcas do mundo todo estão idealizando e criando as tecnologias que vão tornar os espaços de trabalho do futuro bem mais seguros do que possamos imaginar. Ainda é muito cedo para divulgar exemplos, mas sabemos de empresas que estão trabalhando em invenções para desinfectar pessoas e componentes de escritório de maneiras até então inusitadas. Outras empresas estão considerando o uso de drones ou robôs para executar tarefas de limpeza.

É possível adaptar o seu espaço de escritório atual e as áreas adjacentes da mesma forma que a sua força de trabalho se adaptou quando os setores passaram, praticamente da noite para o dia, do modelo de trabalho presencial para o trabalho virtual – por meio da combinação de tecnologia e imaginação. Essa é a essência da resiliência e o que vai capacitar as empresas a enfrentar o que vier em seguida, seja COVID-19 ou o que surgir no futuro.