Rückkehr ins Büro: Statt Schreibtische zu entsorgen nachhhaltiger planen

Corona verändert die Arbeitswelt. Wie bereiten sich Unternehmen auf die Rückkehr ihrer Mitarbeiter an den Arbeitsplatz vor? Einige Führungskräfte behaupteten gewitzt, man müsse einfach die Hälfte der Schreibtische aus dem Büro entfernen. Klingt zunächst logisch: Weniger Schreibtische heißt auch mehr Platz. So können Menschen leichter Abstand zueinander halten. Also raus damit und gut? Diese 6 Ideen zeigen, wie es auch anders gehen kann.

Es ist nicht gerade nachhaltig, intakte Büromöbel zu entsorgen, nur um kurzfristig Abstand zu schaffen. Anstatt unsere Schreibtische also zu riesigen Sperrmüllhaufen aufzutürmen, fällt uns sicher eine bessere Lösung ein. Man denke beispielsweise an Managementmaßnahmen zur Lenkung der Personenströme. So könnte man feststellen, wie viele Menschen sich überhaupt in bestimmten Büroräumen aufhalten müssen.

Wir von Autodesk möchten Ihnen einen Ausblick auf die Arbeitswelt nach der Corona-Pandemie geben. Dabei zeigen wir Ihnen, wie Sie als Führungskraft Ihren Mitarbeitern helfen können, bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz neue Gewohnheiten anzunehmen, die nicht nur den Gesundheitsschutz fördern.

1. Vorhandene Technologien können schon jetzt Unternehmen retten

Zunächst einmal gilt es festzustellen, wieviel sich dank der derzeit verfügbaren Technologien im Unternehmen bereits geändert hat. Ohne viel Aufwand haben viele Arbeitgeber praktisch von heute auf morgen die meisten ihrer Mitarbeiter ins Home-Office schicken können. Präsenzbesprechungen wichen Videokonferenzen. Virtuelle Rundgänge machten es möglich, auf persönliche Besichtigungen am Standort zu verzichten. Ganze Belegschaften konnten dank cloudbasierter Technologien plötzlich in Telearbeit gehen. Kurz gesagt: Viele Unternehmer haben mit den zur Verfügung stehenden Mitteln bereits gut auf die Umstände reagiert. Unternehmen und Mitarbeiter haben sich nicht unterkriegen lassen und die Dinge so zum Laufen gebracht, dass die Aufgaben inzwischen von überall und jederzeit erledigt werden können. Wenn Sie sich Gedanken darüber machen, wie man die Arbeitsbedingungen in der nahen Zukunft und darüber hinaus anpassen müsste, denken Sie daran, was heute bereits alles funktioniert und wie man diese Abläufe noch wirkungsvoller auf Ihre Bedürfnisse anpassen kann, wenn Ihre Mitarbeiter nach und nach wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren. Es gibt viel, worauf Sie aufbauen können.

2. Generatives Design für innovative Raumkonzepte nutzen

Die Schreibtische loszuwerden ist ein Schnellschuss und keine Lösung für ein komplexes Problem, das sich viel besser durch innovative Technologien lösen lässt. Es gibt dutzende Millionen Geschäftsgebäude auf der Welt – von der übrigen Infrastruktur ganz zu schweigen. Diese unvorstellbare Anzahl an Arbeitsumgebungen kann mit herkömmlichen Methoden nicht zeitgerecht umgeplant werden. Hierfür ist seitens der Architekten ein echter Paradigmenwandel nötig.

Genau da setzt Generatives Design an. Mit der Software können in kürzester Zeit optimale Lösungen für innovative Raumkonzepte entwickelt werden, um den Kriterien des Infektionsschutzes im Rahmen der Corona-Pandemie gerecht zu werden. Diese Kriterien beziehen sich einerseits auf den Abstand zwischen Personen, die an benachbarten Computerarbeitsplätzen arbeiten, sowie andererseits auf die horizontale und vertikale Bewegung von Personen im Raum und die Raumluft. Darüber hinaus sollten Sie auch in der Lage sein, unterschiedliche Sicherheitskonzepte, wie sie beispielsweise für Büros, Flughäfen, Hochschulen und in der Gastronomie gefordert werden, flexibel in ihre „neue Normalität“ zu integrieren. Die Fähigkeit, schnell zu reagieren und auf verschiedene Schreibtischanordnungen oder Raum- und Personenzirkulationskonzepte zurückgreifen zu können, sobald es aus Infektionsschutzgründen erforderlich ist, wird Ihr Unternehmen für zukünftige Szenarien resilienter machen.

3. Bei kurzfristigen Umplanungen auch die zukünftigen Anforderungen beachten

Die technologischen und planerischen Anpassungen sollten auf zwei Szenarien abzielen und nicht nur einen Modus entwickeln, der für die nächsten sechs Monate ausgelegt ist. Insofern braucht es einen zweiten Modus, der sich im Falle einer erneuten Corona-Welle oder bei anderen Infektionskrankheiten aktivieren lässt, wobei niemand weiß, ob dies in zwei, fünf oder zehn Jahren nötig sein könnte. Wenn wir Corona überwinden, müssen Unternehmen noch immer damit rechnen, dass sie jederzeit in einen Modus zurückkehren müssen, der vollständig auf eine räumliche Distanzierung ausgerichtet ist. Dafür müssen wir alltägliche Vorgänge am Arbeitsplatz analysieren und herausfinden, wie wir Verhaltensweisen und Räume verändern müssen, damit wir der Situation gerecht werden.

Hierfür stehen beispielsweise Softwareanwendungen zur Verfügung, mit denen sich die Bewegungen von Menschengruppen simulieren lassen. So kann visualisiert werden, was passiert, wenn Schulkinder sich auf einen Pausenhof bewegen oder Mitarbeiter das Bürogebäude betreten. Ist es besser, den Aufzug oder das Treppenhaus zu nutzen? Welche Gruppen bewegen sich wann an welchen Orten? Das kann dazu führen, dass Schichten neu organisiert werden oder die Ankunftszeiten von bestimmten Personengruppen so festlegt werden müssen, dass ein zu enger Kontakt in den Fluren vermieden wird.

„Bei der Planung von Wegen spielten Sicherheitsabstände bisher keine Rolle. Sie müssten breiter sein, damit sich Menschen sicher bewegen können. Es würden sich auch in einer Art Einbahnstraße für Fußgänger weniger Menschen begegnen, wenn alle in dieselbe Richtung gingen.“

Damit sehen sich Architekten mit neuen Herausforderungen bei der Planung von Verkehrsflächen konfrontiert – denn schließlich müssen diese unter Pandemiebedingungen genauso funktionieren wie in Nichtkrisenzeiten. Gelingt es, solche Aufgaben gut zu lösen, ist die Unternehmensführung auf alle Eventualitäten vorbereitet und kann sofort in einen Arbeitsmodus zurückkehren, der für alle Ebenen im Unternehmen sicher und zuverlässig funktioniert.

4. Arbeiten von zu Hause kann auch dauerhaft sinnvoll sein

Die Regeln für das Abstandhalten und die Personenbewegungen könnten sich leichter umsetzen lassen als gedacht. Man kann davon ausgehen, dass in der nahen Zukunft lediglich 25 % der Büromitarbeiter in ihre angestammten Büros zurückkehren müssen. Ein Trend zeichnet sich unter Führungskräften ab, die der Meinung sind, nicht alle ihrer Mitarbeiter müssten an den Büroarbeitsplatz zurückkehren. Das trifft auch auf Branchen zu, die sich in der Vergangenheit traditionell schwer damit taten, Mitarbeitern die Heimarbeit zu ermöglichen. Hierunter fallen zum Beispiel Anwaltskanzleien. Einige Anwaltskanzleien sehen mittlerweile ihren zukünftigen gemeinsamen Arbeitsplatz eher als einen offenen Raum für Präsenzbesprechungen mit den Klienten. Dementsprechend werden kaum Schreibtische für die Mitarbeiter mehr nötig sein, da sie ihre Arbeit anderenorts erledigen. Ein zusätzlicher Vorteil: Dann müssten sie auch seltener die öffentlichen Verkehrsmittel benutzen und sparen sich die Zeit, die sie sonst mit dem Weg von und zur Arbeit verbringen. Büros könnten so zu Konferenzräumen und Kundenberatungszentren umgenutzt werden.

Dadurch könnte ein gewaltiger Wandel in vielen Unternehmen ausgelöst werden. In den Vereinigten Staaten ist es nicht unüblich, dass Mitarbeiter zumindest gelegentlich von zu Hause arbeiten, und auch in Deutschland macht sich eine Tendenz in diese Richtung allmählich bemerkbar. Viele Mitarbeiter sind drei Tage im Unternehmen präsent und arbeiten zwei Tage zu Hause. In anderen Ländern, wie in Japan, ist diese Wochenaufteilung hingegen noch fremd. Dort geht jeder Mitarbeiter täglich ins Büro. In diesen Ländern ist das Arbeiten im Home-Office deutlich schwieriger umzusetzen. Hierfür müssen sich Führungskräfte und Geschäftsführer aktiv für die Lösung einsetzen, die für alle am besten funktioniert.

5. Gemeinschaftsräume und Shared Spaces sollten überdacht werden

Ob mit oder ohne Kabinen – das Aus für Großraumbüros scheint besiegelt. Zu groß ist die Ansteckungsgefahr. Aber auch anderenorts begegnen sich Menschen wie in Gängen, sogenannten „Shared Spaces“. Bei der Planung von Wegen spielten Sicherheitsabstände bisher keine Rolle. Sie müssten breiter sein, damit sich Menschen sicher bewegen können. Es würden sich auch in einer Art Einbahnstraße für Fußgänger weniger Menschen begegnen, wenn alle in dieselbe Richtung gingen. Öffentliche Verkehrsmittel und Verkehrsknotenpunkte bereiten den Menschen derzeit besonders viel Unbehagen, da ein Einhalten der Abstände oft nicht möglich ist und sie sich vor einer Ansteckung nicht mehr sicher fühlen. Führungskräfte, die sich Gedanken über das Innere der Gebäude machen, sollten auch an deren Erschließungswege denken. Der Weg in das Gebäude sollte für die Mitarbeiter genauso sicher sein, wenn sie an den Arbeitsplatz zurückkehren.

6. Zukünftige Entwicklungen werden Räume noch sicherer machen

So wie wir bei Autodesk unsere eigene Arbeitswelt umgestalten und an die neuen Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen anpassen, denken auch andere Unternehmen über Technologien nach, die unsere Arbeitsplätze in Zukunft noch sicherer machen werden. Zwar ist es noch etwas zu früh, um konkrete Beispiele zu nennen, aber wir wissen bereits, dass einige Unternehmen an Erfindungen arbeiten, die eine neuartige und verblüffende Form der Desinfizierung von Händen und Bürogegenständen ermöglichen könnten. Andere Unternehmen denken wiederum über einen Einsatz von Reinigungsdrohnen oder -robotern nach.

Ihre vorhandenen Büroräume und deren Umgebung sind genauso flexibel wie Ihre Belegschaft. Sie hat Ihnen gezeigt, dass sich ganze Industriezweige praktisch über Nacht auf die Telearbeit verlegen lassen, um persönliche Kontakte zu vermeiden. Es braucht lediglich etwas Technologie und Vorstellungskraft. Mit Resilienz können Unternehmen große Herausforderungen wie Corona meistern und ganz nebenbei ein gewisses Maß an Gelassenheit zurückgewinnen.