Digitale öffentliche Verwaltung: 4 Tipps, wie es in Bauwesen und Co. klappt

• Was normalerweise eher schleppend voranschreitet, genießt derzeit eine hohe Priorität, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken: der digitale Wandel in der öffentlichen Verwaltung
• Mit den hier aufgeführten Best Practices für den digitalen Wandel können Behörden Standorte und Mitarbeitende miteinander vernetzen, sodass diese nicht nur stets den aktuellen Projektstatus einsehen, sondern auch mit dem technologischen Fortschritt mithalten können
• Die Kontinuität digitaler Daten lässt sich durch die Einbindung des Bauwesens fördern, während Pilotprogramme zu einer schnelleren Akzeptanz und Veränderung der Behördenkultur beitragen können.

Es gibt einige Posten, für die bei nahezu jedem Infrastruktur- und Transportprojekt Kosten anfallen: Beton, Asphalt, Bewehrungen und – nicht zu unterschätzen – Papier. So musste Jesus Sandoval, seines Zeichens Verbindungsingenieur für Bauwesen bei der Verkehrsbehörde des US-Bundesstaats New Mexico NMDOT (New Mexico Department of Transportation), allein für Papier umgerechnet etwa 8.300 Euro pro Bauprojekt einplanen. „Wir hatten regelrechte Wagenladungen an Bauplänen für die einzelnen Projektbüros, Ingenieursteams und Bauunternehmen. Da kommt dann bei jedem Projekt schon relativ viel Geld zusammen“, macht er deutlich.

Daran zeigt sich, wie langsam die Mühlen auf Behördenebene tatsächlich mahlen. Jedoch ist dies nicht der einzige Grund für das Vorantreiben des digitalen Wandels. Das NMDOT und andere Verkehrsbehörden, die sich zukunftssicher aufstellen wollen, haben mittlerweile den Wert der Digitalisierung erkannt und setzen zunehmend auf digitale Prozesse bei der Verwaltung von Bau- und Sanierungsprojekten, um die Steuergelder einem maximalen Nutzen zuzuführen.

Ein entscheidender Faktor für dieses Umdenken war nicht zuletzt die Corona-Pandemie, durch die Verkehrsbehörden gezwungen waren, ihre Vorbehalte bezüglich Homeoffice und der damit verbundenen Sicherheit zu revidieren. „COVID-19 hat dafür gesorgt, dass sie ihre Komfortzone verlassen mussten”, so Priscilla Benavides, Support-Technikerin bei der NMDOT. „Und siehe da: Auf einmal war es möglich, alle, die von zu Hause aus arbeiten konnten, mit der nötigen Technik auszustatten und mit den Servern zu vernetzen.“ Diese vernetzten Teams entwickeln und modellieren seitdem mit zunehmender Effizienz in 3D.

Einige US-Verkehrsbehörden fördern den digitalen Wandel bereits mit staatlichen Mitteln. Die für das US-Autobahnsystem zuständige Bundesbehörde FHA (Federal Highway Administration) hat beispielsweise das Programm „Every Day Counts“ auf den Weg gebracht. In dessen Rahmen werden auf Bundes- und Regionalebene zunächst neue Prozesse für das Verkehrswesen ermittelt, die sich lokal zwar schon bewährt haben, aber noch nicht in größerem Maßstab adaptiert wurden. Anschließend werden die übrigen Bundesstaaten über die geeigneten Prozesse in Kenntnis gesetzt – und bekommen auch gleich Vorgaben zur Implementierung dieser neuen Prozesse. Federführend bei dieser Implementierung sind spezielle Gremien der jeweiligen Bundesstaaten, die explizit für Innovationen im Verkehrswesen zuständig sind: die State Transportation Innovation Councils (STICs), die im weiteren Verlauf lokale öffentliche Stellen, die Leitung der jeweils zuständigen Verkehrsbehörde sowie Industrie und Wissenschaft mit ins Boot holen. Im Budget dieses Programms stehen zur Standardisierung von Innovationen jährlich umgerechnet etwa bis zu 92.200 Euro zur Verfügung.

Für eine erfolgreiche Umsetzung von Bauvorhaben im Verkehrswesen empfehlen Sandoval und andere US-Verkehrsbehörden die folgenden 4 Best Practices auf Grundlage von Daten, Datenverwaltung und Vernetzung aller Beteiligten.

1. Verwendung digitaler Tools für die Zusammenarbeit

Die Verkehrsbehörden, die auf bundesstaatlicher Ebene verantwortlich zeichnen, orchestrieren im Regelfall dutzende Projekte zugleich, die hunderte bis tausende Quadratkilometer abdecken und in die Bauunternehmen, Subunternehmen und Anliegerkommunen gleichermaßen involviert sind. Alle diese Parteien sind auf aktuelle Statusinformationen angewiesen – ein koordinativer Kraftakt.

New Mexico beispielsweise ist vorwiegend ländlich geprägt, sodass bei Inspektionen der Weg zur Baustelle und zurück ins Büro (wo der tägliche Bericht verfasst werden will) mitunter gut und gerne zwei Stunden in Anspruch nimmt. Hier kann die in der Autodesk Construction Cloud verfügbare und in Autodesk Build integrierte Projektmanagement-App PlanGrid Inspektoren und Inspektorinnen helfen, im Büro Zeit einzusparen, die anschließend für Tätigkeiten auf der Baustelle zur Verfügung steht. Die App ist auch integraler Bestandteil von AutoCAD und Revit und bietet nicht nur ein Berechtigungsmanagement, sondern auch Hervorhebungstools und die Möglichkeit, Informationsanfragen zu bearbeiten.

Genau diese Bürokratieentlastung ist laut Bauingenieur Dakota Clifford das erklärte Ziel des Virginia Department of Transportation (VDOT): „Unsere Ingenieursteams sollen Ingenieurstätigkeiten und unsere Inspektionsteams Inspektionstätigkeiten nachgehen.“ Die vom Bundesstaat beauftragten Bauunternehmen sind in die VDOT-eigenen, Cloud-basierten Dokumentmanagement-Systeme eingebunden, was die Arbeitsprozesse vereinfacht und auch Prüfungen ermöglicht.

2. Verwendung vorhandener Technologie

Wenn es um den Umstieg auf neue Technologieplattformen geht, rät Clifford Verkehrsbehörden dazu, sich der vorhandenen Technologien zu bedienen und keine Ressourcen auf Eigenkreationen zu verschwenden, die möglicherweise auch noch in das anachronistische Korsett veralteter Plattformen gepresst werden sollen: „Bei Technologien setzen wir so häufig wie möglich auf Prozessänderungen sowie auf bereits verfügbare Software“.

Das VDOT verzichtet folglich auf individuelle Software, die auf die eigenen Prozesse zugeschnitten und entsprechend nicht mehr zeitgemäß ist, sondern baut auf am Markt etablierte Lösungen, die jeweils einem konkreten Zweck dienen. Damit können die Mitarbeitenden einerseits mit Produkten arbeiten, die über besseren Support verfügen, und sind andererseits dazu gezwungen, sich den Industriestandards zu beugen. „Wir bemühen uns, branchengängige Prozesse zu übernehmen, anstatt die Software kaputt zu optimieren”, erklärt Clifford den zugrunde liegenden Gedanken.

3. Verwendung digitaler Tools für eine hohe Datenkontinuität

Während sich Ingenieurs- und Architekturteams in der Planungsphase zunehmend gewandter im digitalen Umfeld bewegen, lässt sich dies für die Bauphase noch nicht sagen. Dies kann dazu führen, dass Vorgaben des digitalen Modells auf dem Weg zum physischen Bauwerk unter den Tisch fallen, was sowohl Zeit als auch Geld kostet.

Andrew Pangallo, Bauleiter für Großprojekte beim Indiana Department of Transportation (INDOT), fasst es wie folgt zusammen: „Da haben wir diesen ausgeklügelten Entwurf voller Daten zum gesamten Bauwerk und lassen das alles dann links liegen, weil wir über keine Vernetzungsplattform verfügen und dadurch der eigentliche Bauprozess außen vor bleibt. Sobald wir das Ganze dann aus den Händen geben, war es das mit den ganzen schönen Informationen und Daten, denn der Mensch ist schlicht und ergreifend fehleranfällig.“

Ohne Kommunikation geht es folglich nicht. Nur dann lässt sich eine hohe Datenkontinuität erreichen, die allen Teammitgliedern umfassende Einsicht in alle Arbeitsschritte ermöglicht. Doch Pangallo wird hier noch konkreter: „Wir müssen von der herkömmlichen Kommunikation wegkommen, um Unwägbarkeiten und Fehlerpotenziale zu reduzieren. Bei diesen unzähligen E-Mail-Anhängen hat niemand wirklich den Überblick, welche Version eigentlich gerade gültig ist.“

4. Verwendung von Pilotprojekten bei der Implementierung von Technologien für die öffentliche Verwaltung

Für jede Behörde bedeutet ein technologischer Wandel auch einen kulturellen Wandel, führt er doch zu neuen Prozessen, neuen Hierarchien und neuen Beziehungen. Das VDOT hat deshalb einen vierstufigen Pilotprozess für die Integration neuer digitaler Plattformen in die staatliche Behördenkultur ausgearbeitet.

Schritt 1: Die neue Technologie wird einem Praxistest unterzogen. Hierzu Dakota Clifford: „Zu Beginn lassen wir Anwender und Anwenderinnen unterschiedlicher Technikaffinität mit der Technologie arbeiten, um sicherzustellen, dass wirklich jeder damit zurechtkommt.“

Schritt 2: Die Anwender und Anwenderinnen sowohl von innerhalb als auch außerhalb der Zentralverwaltung erarbeiten Best Practices und tauschen sich über ihre jeweiligen Erfahrungen aus. Ist erst einmal klar, was funktioniert, lassen sich Standards für einen umfangreicheren Einsatz festlegen. „Wenn alles nur von mir, also der zentralen Stelle, kommt, ist der Gesamtnutzen letztendlich überschaubar“, meint Clifford. „Wenn es aber von jenen kommt, die tatsächlich vor Ort an den Projekten arbeiten, hat das Ganze viel mehr Substanz.“

Schritt 3: Der Nutzen wird beurteilt. Das umfasst neben einer formellen Analyse des Return on Investment (ROI) auch die Erhebung von Metriken, zum Beispiel anhand von Umfragen zur Anwendungserfahrung. Clifford ist dabei unter anderem ein Aspekt wichtig: „Wir möchten dahinkommen, dass jede im System verfügbare Information mit nur drei oder höchstens vier Mausklicks aufgerufen werden kann. Wenn die Anwender und Anwenderinnen jedes Mal erst ein tausendseitiges Handbuch durchforsten müssen, kann man es gleich bleiben lassen.“

Schritt 4: Die jeweiligen Tools werden unter Einhaltung eines exakten Zeitplans und Durchführung entsprechender Schulungen im gesamten Bundesstaat implementiert. „Wir sagen nicht einfach nur: ‚Guckt mal, das neue Tool hier ist nicht übel, schaut‘s euch doch mal an, vielleicht könnt ihr ja was damit anfangen‘“, so Clifford. „Wir wollen, dass alle an einem Strang ziehen.“

Das VDOT-Pilotprogramm kam bei Inspektionen von 50 Projekten zum Einsatz, wozu die Testpersonen Tablets erhielten. Die daraus gewonnenen frühzeitigen Erkenntnisse erleichterten dann den großflächigeren Einsatz. Jedes Inspektionsmitglied sparte dank der digitalen Lösungen beinahe vier Bürostunden pro Woche ein, die folglich stattdessen auf der Baustelle verbracht werden konnten. Der Clifford zufolge aus dieser Effizienzsteigerung resultierende, noch vorsichtig geschätzte ROI: 584 %.

Auch das NMDOT hat ein erfolgreiches Pilotprojekt vorzuweisen. Hierbei wurden in Artesia, New Mexico, mit Hilfe von PlanGrid und einer großen Anzahl an iPads von Apple Straßenverbesserungen vorgenommen, die im Americans with Disabilities Act (einem US-Gesetz, das Menschen mit Behinderung vor Diskriminierung schützen soll) vorgeschrieben sind. Das Projekt wurde 15 Tage früher abgeschlossen als geplant und führte zu Einsparungen von umgerechnet etwa 18.500 Euro bei Vorabausgaben von umgerechnet nur etwa 10.100 Euro für Lizenzen und Hardware.

Laut Sandoval könnte eine Umsetzung im gesamten Bundesstaat umgerechnet etwa bis zu 69.100 Euro pro Jahr und Projektbüro einsparen, was sich bei mehr als 200 Inspektoren und Inspektorinnen in den kommenden Jahren auf umgerechnet knapp 3,7 Millionen Euro summieren würde.

Des Weiteren kann das Pilotkonzept auch die Akzeptanz von Technologie fördern, worauf auch Clifford hinweist: „Technologien sind kein Ersatz für echte Menschen, sondern erleichtern die Arbeit. Ich brauche kein technisches Personal, das Tabellen ausfüllen kann, sondern Inspektionsteams, die mir sagen, was auf einer Baustelle ordnungsgemäß abläuft und was nicht. Das Ziel ist simpel: administrative Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren, damit die Leute ihren Job effektiver erledigen können.“