Cloud-Kooperation sorgt für ausgewogene Work-Life-Balance bei Architekten

Während der Großen Rezession von 2008 gingen dem Ingenieurbüro Newman Architects im US-amerikanischen Bundesstaat Connecticut die Aufträge aus. Das Büro musste Kooperationen mit Firmen aus anderen Städten eingehen, um seinen Fortbestand zu sichern. Um effektiv und kostengünstig zu arbeiten, setzten die Architekten auf die Cloud.

„Hier am Ort gab es kaum Aufträge, also arbeiteten wir bei der Planung eines Studentenwohnheims in Oklahoma mit einer dort ansässigen Firma zusammen“, erzählt BIM-Manager Leo Gonzales. „Die Firma hatte sich an uns gewandt, da wir über viel einschlägige Erfahrung verfügen. Und ganz allgemein gehen Firmen Partnerschaften mit anderen, spezialisierten Firmen ein, um den Zuschlag für Projekte zu erhalten, die eine gewisse Spezialisierung erfordern.“

Diese Strategie erwies sich als fruchtbar, und auch nach dem Ende der Rezession gehören Partnerschaften mit Firmen aus anderen Bundesstaaten für Newman weiterhin zu den wesentlichen Unternehmensstrategien. „Seit 2008 gibt es weniger Projekte, um die sich gleichzeitig mehr Architekten bewerben als früher“, erläutert Jeff Cap, Leiter der IT bei Newman. „Kooperation ist entscheidend.“

Ohne ein Technikkonzept für die Zusammenarbeit ist eine Partnerschaft mit anderen Firmen nicht möglich. Ursprünglich hatte man bei Newman geplant, ein Projekt bis zum Abschluss der Entwurfs-/Planungsphase intern zu bearbeiten und es dann für die Phasen Konstruktion/Dokumentation und Konstruktion-Administration an die Partnerfirma zu übergeben. Aber bei dieser Form der Zusammenarbeit fehlten verbindende Elemente.

Als Nächstes testeten die Architekten von Newman sogenannte Virtual Workstations mit Verbindung zu einem Remote-Server, nur war diese Methode nicht skalierbar. „Wir arbeiteten mit einem anderen Architekten mit Firmensitz in Connecticut zusammen und benutzten dafür eine Virtual Workstation“, erinnert sich Jeff Cap. „Als wir noch zwei weitere Mitarbeiter in das Projekt aufnehmen wollten, wurde das von der Partnerfirma blockiert, da sie die Kosten für zwei zusätzliche Virtual Workstations nicht tragen wollte. Das führte dazu, dass ein Mitarbeiter eine Menge Überstunden machen musste, damit Zusatzkosten für die Hardware vermieden werden konnten.“

Auf die Cloud setzen, um Geld zu sparen

Wofür entscheidet sich also eine Firma, wenn sie für einen Projektzuschlag Partnerschaften eingehen muss, sich aber keine teure neue Hardware leisten kann? Sie setzt auf Cloud-Computing und eine skalierbare Lösung, die ohne kostspielige Hardware auskommt. „Im Laufe eines Projekts wird das Projektteam immer größer“, erklärt Leo Gonzales. „Am Anfang sind vielleicht fünf Mitarbeiter aus einer Firma beteiligt, am Ende dann 30 Mitarbeiter aus mehreren Firmen und Fachbereichen. Also verwendeten wir Autodesk Collaboration for Revit (Anm. d. Red.: heute heißt “Collaboration for Revit” “BIM 360”), da sich die Lösung im weiteren Projektverlauf um zusätzliche Teammitglieder oder Projektpartner erweitern lässt.“

Die Software trug auch dazu bei, dass Newman Architects neue Projekttypen in Angriff nimmt und große Aufträge an Land zieht, die es als mittelständisches Unternehmen allein nicht erhalten hätte. „Wir kooperieren mit Architekten, die sich auf Gebäudetypen wie z. B. Stadien oder so spezielle Projekte wie Krankenpflegeschulen spezialisiert haben, um bei solchen Projekten konkurrenzfähig zu sein“, erläutert Gonzales.

Das Aufkommen cloud-basierter Software-Tools vereinfachte für Newman Architects nicht nur die Partnerschaft mit anderen Architekturbüros, sondern verbesserte auch die interne Zusammenarbeit ebenso wie die Kooperation mit externen Beratern. Die Technologie ermöglicht mehreren Anwendern den Zugriff auf dieselbe, in der Cloud gespeicherte Datei, an der sie in Echtzeit Änderungen vornehmen können. „Wir verschwenden keine Zeit damit, Dateien hin und her zu schicken“, stellt der BIM-Manager Gonzales fest. „Damit hören wir weniger Ausreden, verbessern die Kommunikation und sparen Geld.“

Der BIM-Manager erinnert sich daran, wie ein Architekt bei einem Projekt die Säulenform veränderte und sich der Statiker eine Stunde später telefonisch dazu meldete, weil es ihm sofort aufgefallen war. „Ohne Collaboration for Revit hätte es sicher mehrere Wochen gedauert, das herauszufinden“, meint er. Aber weil der Statiker an derselben Datei wie der Architekt arbeitete, wurden ihm Live-Updates angezeigt und Änderungen ohne zeitliche Verzögerung übermittelt. „Mit Collaboration lassen sich die Dateien problemlos synchronisieren, wobei die Synchronisation aktiv und fast nahtlos erfolgt“, so Gonzales.

Die Could ermöglicht flexibles Arbeiten – ob im Büro, auf Reisen oder daheim

Die cloud-basierte Zusammenarbeit wirkte sich sogar positiv auf die Firmenkultur aus, indem sie die Work-Life-Balance für Architekten und andere Mitarbeiter verbessert. „Man kann von überall arbeiten, wo eine schnelle Internetverbindung vorhanden ist – im Baubüro, daheim oder anderswo“, erzählt Cap. Angesichts dieser Flexibilität tauschte das Architekturbüro die Desktop-PCs aller Mitarbeiter gegen Laptops aus, damit wirklich jeder die Gelegenheit hat, unterwegs oder daheim zu arbeiten. Darüber hinaus ist die auch als Colocation bezeichnete Bereitstellung einer Infrastruktur zur gemeinsamen Nutzung nicht mehr erforderlich.

„Dass wir unseren Mitarbeitern die Möglichkeit zum Home Office bieten, fördert die Arbeitsmoral in unserer Firma“, stellt Cap fest. „Es ist toll, so flexibel zu sein und zum Beispiel nach dem Abendessen zu Hause weiterarbeiten zu können. Viele Leute arbeiten gern noch ein wenig, wenn die Kinder zu Bett gegangen sind, und mit der heute verfügbaren Technologie müssen sie dafür nicht zurück ins Büro kommen.“ Und da die Firma zahlreiche Projekte in anderen Bundesstaaten betreut, sinken durch die cloud-basierte Kollaboration auch die Reisekosten.

Der Einsatz der Software hat sich sogar positiv auf die Phase Konstruktion-Administration ausgewirkt, da sie die Überarbeitung von Zeichnungen bei in der Konstruktionsphase ggf. erforderlichen Änderungen erheblich vereinfacht. „Wenn es auf einer Baustelle Highspeed-Internet gibt und man seinen Laptop dabei hat, kann man direkt vor Ort auf den Modellentwurf zugreifen und [neue] Entwürfe erstellen“, erklärt Gonzales.

Die cloud-basierte Technologie unterstützte Newman Architects während und nach einer Rezession bei der Geschäftsfeldentwicklung, indem sie der Firma die Bewerbung um größere und vielfältigere Aufträge im ganzen Land ermöglichte. Und sie förderte die Mitarbeiterbindung ebenso wie die Zusammenarbeit mit Fachberatern. Laut Jeff Cap hat Newman Architects deshalb mittlerweile Collaboration for Revit-Lizenzen für fast alle Mitarbeiter angeschafft: „Heute können wir uns gar nicht mehr vorstellen, wie wir früher ohne die Software gearbeitet haben.“

Dieser Artikel wurde aktualisiert. Die ursprüngliche Veröffentlichung war im Juli 2016.