La adopción de nuevas tecnologías comporta nuevos procesos, jerarquías y relaciones; en resumidas cuentas, un cambio cultural. El VDOT desarrolló un proceso piloto en cuatro pasos para poner en marcha nuevas plataformas digitales.
El primer paso consiste en probar la nueva tecnología sobre el terreno. Clifford afirma que, en las fases iniciales, el VDOT pone a prueba a usuarios con distintos niveles de conocimientos tecnológicos para asegurarse de que funciona para todos. En el siguiente paso, se desarrollan prácticas recomendadas, y los usuarios, tanto de dentro como de fuera de la administración central, van adquiriendo mayores competencias. Una vez que los DOT saben lo que funciona, pueden establecer normas para un uso más generalizado. “Si lo digo yo, en la oficina central, no tiene mucho peso —recalca—. En cambio, si viene de los usuarios que inspeccionan los proyectos sobre el terreno, importa mucho más”.
El tercer paso es la evaluación del valor, que incluye un análisis formal del retorno de la inversión y otros parámetros, como encuestas sobre la experiencia de usuario. “Algo en lo que nos gusta insistir es: tres o cuatro clics, ni uno más, para acceder a cualquier información dentro de un sistema —subraya Clifford—. Si hace falta leer 1000 páginas de un manual para aprender a usar algo, ya hemos perdido la batalla”. El último paso consiste en extrapolar las herramientas a todo el estado, con calendarios detallados para su implantación y procedimientos de formación. “No nos limitamos a decir: ‛Eh, ahí tenéis la herramienta. Parece que va bien. Probadla y suerte’. Queremos que funcione para todo el mundo”.
El VDOT puso en marcha su programa piloto de inspecciones con tablets en 50 proyectos. Estas primeras evaluaciones sirvieron para facilitar su adopción generalizada. Las herramientas digitales permitieron ahorrar casi cuatro horas a la semana, que los inspectores pudieron emplear in situ. Según Clifford, estas eficiencias han generado un retorno de la inversión de un 584 %.
En otro proyecto piloto completado con éxito, el NMDOT utilizó PlanGrid y una flota de iPads de Apple para implantar en Artesia, Nuevo México, una serie de mejoras viales que exige la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA). El proyecto terminó 15 días antes de lo previsto y logró un ahorro de 20 000 dólares, con un desembolso inicial de tan solo 11 000 dólares en licencias y hardware.
Según las estimaciones de Sandoval, si se implanta en todo el estado, se puede lograr un ahorro de 75 000 dólares al año en cada oficina de proyectos: “Si esto lo extiendes a más de 200 inspectores, hablamos de una cifra cercana a los cuatro millones de dólares en los próximos años”.
El proceso piloto también puede ayudar a las agencias a mitigar los temores sobre la adopción de nuevas tecnologías. “La tecnología no sustituye a las personas —afirma Clifford—. Les sirve de apoyo y les ayuda a hacer mejor su trabajo. No necesito técnicos que rellenen celdas en una hoja de cálculo, sino inspectores que me digan qué se está haciendo bien, y qué no, en una obra. La idea es reducir al mínimo la carga administrativa del personal y permitirles hacer su trabajo de manera más eficiente”.
Este artículo ha sido actualizado. Se publicó por primera vez en mayo de 2021.