Formación del personal: por qué es importante y cómo hacer que funcione

• Invertir en la formación del personal es un aspecto crucial de cualquier empresa, y su costo es mínimo en comparación con la potencial pérdida de trabajadores, conocimiento y oportunidades.
• Los tipos de programas están evolucionando al amparo de las nuevas tecnologías y de modelos híbridos de trabajo.
• Consolidar las competencias de los empleados incrementa su lealtad a la empresa, la productividad, la calidad de los productos y la cuenta de resultados.

Los empresarios son muy conscientes de que sus empleados necesitan herramientas fiables, equipos de protección de primera calidad y aplicaciones informáticas actualizadas para llevar a cabo sus tareas. Pero muchos no dan la importancia necesaria a otro pilar del trabajo: una formación adecuada. Creen que los costos de implantar programas de formación y crecimiento profesional son incompatibles a largo plazo con los objetivos de la empresa.

Pero las investigaciones apuntan a la importancia de la capacitación para mantener en la empresa a una plantilla contenta, satisfecha y productiva. Según un informe de Work Institute de 2020, el 20 % de los empleados que renunció a su puesto alegó falta de oportunidades de crecimiento profesional, donde incluían la profundización de conocimientos o la adquisición de nuevas competencias. Sustituir al personal cuesta a las empresas estadounidenses 630 000 millones de dólares anuales, unos 15 000 por cada empleado que abandona la empresa.

Con un mercado laboral tan competitivo y la progresiva escasez de trabajadores, la formación y el crecimiento profesional de los empleados puede ser un arma eficaz para atraer y retener talento. Las empresas pueden aprovechar la formación para mejorar el rendimiento, impulsar la productividad y mejorar sus valores, reputación e ingresos. El costo de implantar planes formativos es pequeño en comparación con la potencial pérdida de competencias, trabajadores y oportunidades en el conjunto de la empresa.

Por qué es importante la formación del personal

Cada vez más, los avances en tecnología, los cambios de procesos en el lugar de trabajo y la adopción de nuevas estrategias evidencian en qué puntos los empleadores y los empleados transitan por caminos distintos. ¿Qué hacer frente a este desajuste? Evaluar las competencias y ofrecer formación. Una formación eficaz es perfecta para que los directivos de las empresas fomenten el conocimiento y mejoren las competencias laborales de los empleados. También les ayuda a determinar qué conocimientos teóricos y prácticos debería tener cada trabajador para ser más productivo y valioso.

Cuando una empresa invierte en un sistema eficaz y organizado de formación, se asegura de que los empleados están aprendiendo de manera sistematizada y constante. A largo plazo, esto mejora sus competencias y conocimiento, los capacita para mayores responsabilidades laborales (y posibles ascensos) y les muestra su valor dentro de la empresa.

Por su parte, los empresarios también se ven beneficiados por la formación: menores costos de producción, menos tiempo perdido en corregir errores y una organización más segura e inclusiva. Diversas investigaciones muestran que, en las empresas que invierten en su personal, la rotación es menor que en aquellas que no contemplan programas de formación atractivos.

De hecho, los empleados que sienten que su empresa invierte en ellos y les da oportunidades para mejorar y expandir sus conocimientos son más propensos a quedarse. Es más, el informe de LinkedIn 2020 Workplace Learning indica que la predisposición de los empleados hacia la formación mejora si sus superiores les reconocen el esfuerzo. Y el estudio del Work Institute descubrió que la formación (o su falta) es, entre los motivos que alegan los trabajadores que abandonan voluntariamente la empresa, el que más está aumentando: un 117 % desde 2013.

Las buenas noticias son que los empleadores han comenzado a escuchar estas demandas de una formación más específica y mejor dirigida. Según el informe 2021 Workplace Learning, de LinkedIn, la profundización de conocimientos o adquisición de nuevas competencias es hoy el objetivo prioritario de los programas de formación y crecimiento profesional de las empresas. En segundo lugar se sitúa otro tipo de capacitación: la gestión y el liderazgo. Las empresas que reducen la inversión en estos programas, o que carecen por completo de ellos, serán rechazadas por una mano de obra que crece y evoluciona con rapidez.

El costo de no formar a los empleados

Empresas de todos los sectores mencionan el costo como motivo para renunciar a los programas de formación y crecimiento profesional de los empleados, lo que puede acarrearles una disminución de valor y la pérdida de potenciales ingresos.

Personal poco formado, personal poco motivado

Los empleadores y las empresas quieren proteger su “inversión” en términos de personal contratado. Reemplazar a una persona que abandona la empresa cuesta en Estados Unidos unos 15 000 dólares (en España el costo es aún mayor: entre 1,5 y 2 veces su salario anual), y eso sin tener en cuenta los efectos colaterales del trabajo no realizado porque otros compañeros deban asumir sus responsabilidades en detrimento de su propia productividad. Pero retener a los empleados exige un gran esfuerzo para darles apoyo y que se sientan valiosos y respaldados.

Aun con todo, esta inversión se amortiza sin lugar a duda: un estudio concluyó que, después de implantar planes generalizados de formación, el índice de rotación de personal de una empresa cayó en un año del 89,6 % al 56,7 %.

Otro aspecto que tener en cuenta es que los empleados poco satisfechos tienden a rendir menos y a cometer errores. También es menos probable que se preocupen por la calidad y el producto de su trabajo. Al darles recursos para que ejecuten sus tareas convenientemente y formarlos en los avances de sus áreas de conocimiento, la empresa ve reducir el tiempo y el dinero malgastado por los empleados menos eficientes.

El personal poco formado tiene un menor valor productivo

Si los empleados no saben utilizar adecuadamente todas las herramientas a su disposición, su trabajo será de peor calidad y de menor valor. Necesitarán más tiempo para solucionar problemas mediante prueba y error y la empresa perderá recursos en forma de material desperdiciado. Esto puede afectar negativamente a la satisfacción de los clientes y es probable que el trabajador, que se siente poco preparado y sin los recursos suficientes, abandone el barco.

El personal poco formado es ineficiente

Cuando los empleados no cuentan con las competencias adecuadas y suficientes para llevar a cabo sus tareas y cumplir con sus responsabilidades, se desaprovecha tiempo, dinero y esfuerzo. Un estudio mostró que la productividad de los trabajadores mejor formados era un 23 % superior a la de sus colegas peor formados. Sin las competencias adecuadas, los empleados pueden necesitar más tiempo para completar sus tareas y ver comprometida la calidad de su trabajo. Si esta menor calidad de los productos o proyectos se traslada a los clientes, la reputación de la empresa puede verse seriamente comprometida.

Los errores hacen perder tiempo y dinero

Cada vez que un trabajador poco formado comete un error y hay que repetir el trabajo, se pierde el tiempo y el material empleado. En el peor de los casos, se entrega al cliente un producto defectuoso. Formar al empleado permite un mejor aprovechamiento del material y salvaguarda la reputación de la empresa entre sus clientes. De hecho, IBM asocia una adecuada capacitación con un ahorro anual de 70 000 dólares.

Un incremento en gastos diversos

Este tipo de gastos es más difícil de rastrear o de atribuir a los trabajadores poco formados. Por ejemplo, crear un modelo 3D incorrecto conlleva imprimir de nuevo el archivo. Y para solucionar el error se necesita más tiempo, más materiales y volver a comprobar todo el trabajo.

Una formación insuficiente del personal hace perder clientes

En ocasiones, los empleados menos formados no detectan errores que dan lugar a productos incompletos o mal elaborados. La falta de formación o una formación insuficiente de los trabajadores puede ser un reflejo de la capacidad de la empresa para organizar y gestionar el talento y la marca. Cuando los clientes potenciales (o habituales) detectan esta debilidad, es probable que cambien de proveedor.

Tipos de formación de personal

Una formación eficaz de los empleados debe ser específica. A medida que el escenario laboral se desplaza hacia el teletrabajo y los horarios flexibles, el concepto de formación ideal también parece estar cambiando.

Formación presencial

Este tipo tradicional de aprendizaje precisa que los empleados acudan a una clase con instructores. Es un modelo eficiente para controlar el tiempo invertido en la formación, pero no siempre es el ideal para el día a día. Algunos trabajadores necesitan un método más dirigido, al que puedan recurrir en el momento de poner en práctica una competencia determinada o utilizar una máquina nueva.

Mentorías

Los programas de coaching y mentorías están especialmente indicados para los trabajadores recién incorporados, pero también son válidos para aquellos que necesitan ayuda para progresar dentro de la empresa. En este tipo de formación, los empleados con menos experiencia trabajan junto a un supervisor o veterano del equipo para aprender cómo desempeñar sus funciones, adaptarse a los objetivos y mejorar sus resultados.

Simulaciones

Las simulaciones y las dinámicas de grupo o role-playing ayudan a los empleados a manejar posibles escenarios antes de enfrentarse a ellos en un caso real. Este aprendizaje mediante representaciones indica a los empleados qué hacer o ―quizá más importante― qué no hacer cuando se encuentren en una situación similar. Las simulaciones pueden llevarse a cabo en ejercicios individuales de profesor-alumno, como parte de un curso presencial en grupo o como una campaña de aprendizaje en línea donde los trabajadores ven vídeos de simulaciones que les explican qué se espera de ellos.

Formación mediante RV

Dado el aumento del teletrabajo, la formación mediante realidad virtual (RV) está avanzando mucho como método de capacitación y desarrollo profesional. La formación mediante RV en el lugar de trabajo permite simular una clase presencial o un ejercicio práctico. Puede ser muy útil para empleados de la construcción, ingenieros y sanitarios: InsiteVR, por ejemplo, se conecta con BIM 360, de Autodesk, para que los profesionales de la arquitectura, la ingeniería y la construcción colaboren en torno a decisiones de diseño o den paseos virtuales, entre otras muchas cosas.

Vídeos 

La enseñanza audiovisual no se limita a proponer escenarios de dinámicas de grupo. Las empresas pueden generar un catálogo de vídeos de referencia para sus empleados, ya sea en grupos estructurados de seguimiento obligatorio o según competencias específicas a demanda. Los vídeos pueden estar al alcance de todos los empleados, incluidos quienes trabajan en remoto, los desplazados a una obra o cualquiera que no desempeñe sus funciones en una oficina tradicional. De este modo, la formación llega más fácilmente a todos los miembros de la plantilla.

Material de lectura

Para algunos empleados es preferible formarse en su tiempo libre o a medida que lo necesitan. Los clásicos manuales favorecen el refuerzo de competencias, son versátiles y presentan múltiples ventajas. Pueden utilizarse en cualquier lugar, siempre que los archivos o libros sean fácilmente accesibles.

Pruebas de evaluación

Para asegurarse de que los empleados aprovechan la instrucción que reciben, algunas empresas miden el conocimiento o la comprensión mediante pruebas puntuales, que pueden intercalarse entre diversos fragmentos de los vídeos formativos o llevarse a cabo en el aula, tras las clases.

Los resultados de estas pruebas aportan en tiempo real unos valiosos datos sobre el proceso de capacitación. Permiten valorar si las explicaciones han sido eficaces y orienta sobre los futuros planes formativos.

Aprendizaje integrado

Los programas informáticos como Fusion 360, de Autodesk, están diseñados para “aprender” cómo trabajas y ofrecerte en tiempo real los conocimientos que pueden ayudarte a perfeccionar las competencias y programas que utilizas a diario. Estos programas pueden servir de apoyo a otros tipos de formación o utilizarse independientemente.

Otros tipos de formación para empleados

El mundo de la formación laboral evoluciona a medida que las empresas descubren nuevos medios más efectivos para trabajar con su plantilla. Como resultado de la pandemia de COVID-19, muchas compañías se han pasado a la formación mediante videoconferencias, webinarios y foros en línea. La formación por compañeros sigue siendo importante para los recién incorporados y para aquellos que quieren progresar en la empresa. Pero la formación ideal es aquella que se ajusta tanto a las necesidades del contratador como a las preferencias del empleado.

15 ventajas de la formación de personal

La formación y el crecimiento profesional de los empleados beneficia a la empresa por muchas y variadas razones. A continuación, se exponen unos pocos ejemplos de todo lo que puede conseguirse con una formación periódica y eficaz.

1. Mantenerse al tanto de las novedades tecnológicas y del sector

Los programas de formación laboral hacen que los empleados refuercen periódicamente sus competencias y conocimientos básicos para mantenerse productivos, motivados y competentes. Estas actualizaciones no se limitan a los acrónimos y la palabrería de moda, sino que tienen que ver con las tecnologías e innovaciones más avanzadas, así como con las últimas normas para prevenir el acoso o detectar amenazas de ciberseguridad.

2. Revisar las políticas de la empresa

A medida que evoluciona la tecnología, los niveles de exigencia y los objetivos de la empresa también cambian. Una de las mejores vías para dar a conocer estas políticas es la formación específica. Cuando todos los miembros asumen como propios los valores de la empresa, los empleados se sienten más integrados con sus colegas y con la organización. Esto es fuente de lealtad y confianza, algo especialmente importante para los empleados millennial y de la generación Z, para quienes suele ser fundamental sentirse identificados con los valores de la organización.

3. Desarrollar habilidades blandas

El informe 2020 Work Institute reveló que los empleados consideran que las habilidades blandas ―entre las que se encuentran la comunicación, la resolución de problemas, la gestión del tiempo y la toma de decisiones― van a ser esenciales en sus carreras durante los próximos tres años, incluso por encima de sus competencias técnicas. Esta reflexión ofrece a las empresas una oportunidad para ayudarlos a crecer en aspectos importantes para ellos, algo que también beneficia al empleador a largo plazo.

4. Mejorar la transición al teletrabajo

Durante estos últimos tres años, el cambio hacia modelos de trabajo en remoto o híbridos ha sido sorprendente. En 2021, los resultados de una encuesta de Gallup indicaron que el 56 % de los trabajadores estadounidenses trabajaba de forma remota a tiempo completo o parcial, según un horario híbrido, y el 23 % de ellos afirmó que prefería seguir así si le dieran la opción. En España, el impulso del teletrabajo motivado por el COVID parece estar desinflándose, pasando del 20 % de los trabajadores ocupados en lo peor de 2020 al 13,57 % de principios de 2022. En cualquier caso, los programas de formación y el crecimiento profesional pueden ser mecanismos útiles para enseñar nuevas herramientas a los empleados, incorporando nuevos recursos y procesos que no requieran la presencia física de personas en un mismo lugar.

5. Colaborar con más eficacia

El trabajo en equipo y la comunicación son esenciales para la empresa, pero no siempre es fácil fomentarlos. La formación mediante dinámicas de grupo y simulaciones puede ser de utilidad para que los empleados se abran y se comuniquen mejor con sus colegas, jefes y clientes. Brindar la oportunidad de poner en práctica estas habilidades les hará manejarlas con más soltura, incluso a aquellos cuya forma de ser los hace menos propensos a estos comportamientos.

6. Incrementar la calidad de los productos

Los beneficios de la formación de los trabajadores van más allá de su impacto en la plantilla. IBM incluye en un informe (p. 7) que la satisfacción del cliente en las empresas que invierten en tecnologías formativas es superior en un 16 %. Cuando los trabajadores reciben formación constante y mejoran sus competencias, trabajan con más profesionalidad y son más productivos, algo que los clientes perciben mediante un mejor servicio y una relación más positiva.

7. Gestionar mejor las tareas

La formación es útil para que los empleados gestionen mejor su tiempo, sus herramientas y tareas, ya sea individualmente o en grupo. Cuando los trabajadores comprenden bien los procesos de la empresa y saben utilizar las herramientas que necesitan, cumplen mejor con sus objetivos y tareas.

8. Subir el ánimo

Un trabajador bien preparado es un trabajador contento. Cuando domina una tarea y se siente seguro de sus aptitudes y obligaciones, su confianza se refleja en una mayor productividad y un mejor estado de ánimo.

9. Impulsar la promoción interna

Las empresas siguen teniendo muchos problemas por el déficit de cualificaciones. Pero, en lugar de buscar y buscar a los empleados que cumplen con todas y cada una de las exigencias del mercado laboral, pueden valerse de la capacitación para ascender a esos puestos a personas que ya forman parte de la empresa. Esto es una muestra del compromiso y el apoyo del empleador hacia sus empleados.

10. Aumentar la productividad

Es un hecho que los trabajadores mejor formados son más productivos. Una capacitación eficiente de los empleados les proporciona las competencias y el conocimiento que necesitan para cumplir con sus obligaciones con seguridad en sí mismos. Los trabajadores que no confían en sus propias aptitudes obtendrán peores resultados y pueden ser más reacios a adaptarse a los cambios.

11. Uniformizar los procesos de trabajo

La estandarización constituye una ventaja estratégica para las empresas, sobre todo en tiempos de cambio e incertidumbre. Una comunicación clara sobre un encargo, lo que se necesita y los procesos que deben seguirse es clave para que la tarea llegue a buen puerto y con mejores resultados. Si todos los miembros de la compañía siguen una formación similar, comprenderán mejor los procesos y sacarán adelante el trabajo sin necesidad de explicarles una y otra vez conceptos básicos.

12. Minimizar la supervisión

La formación del personal reducirá la necesidad de supervisión, aunque, lógicamente, no llegue a eliminarla. Los empleados que han participado en programas de formación y crecimiento profesional se sienten más seguros de sus conocimientos, y esta confianza se traduce en un trabajo competente y fiable.

13. Reducir la siniestralidad

La seguridad es prioritaria en el sector de la construcción. En Estados Unidos, uno de cada cinco accidentes mortales en el lugar de trabajo se produce en este campo, un valor similar al de España. Cuando una empresa de ingeniería o construcción ofrece a sus trabajadores oportunidades eficaces de formación y crecimiento profesional, prepara a su plantilla para utilizar las herramientas y maquinaria que necesita. Esto potencia la seguridad y el bienestar de todos los empleados.

14. Clarificar objetivos y expectativas

La expresión “remar todos a una” ilustra bien las metas de la formación y el crecimiento profesional: establecer unos objetivos y un plan bien definido para ejecutar las acciones necesarias. Clarificar las expectativas sobre tus empleados mejorará la comunicación y ayudará a resolver problemas enquistados.

15. Controlar el gasto

En las empresas de construcción, ingeniería y arquitectura, la necesidad de reelaborar trabajo es una auténtica plaga. No obstante, una formación eficaz enseña a los empleados a ser resolutivos y anticiparse a los problemas, de modo que sus decisiones permitan controlar mejor el gasto de la empresa en material, herramientas y equipos y contribuyan a reducir los costos laborales y de construcción.

4 pasos para implantar un programa de formación del personal

Establecer un programa de formación puede parecer un reto insuperable si tu empresa no cuenta ya con uno previo (o si, por desgracia, el que hay no es adecuado). No eres un bicho raro: según McKinsey and Company, solo el 40 % de las empresas cree que su estrategia de formación es adecuada a sus objetivos empresariales. Sin embargo, el costo de la formación y el tiempo invertido en implantar estos programas darán sus frutos.

Si crees que es el momento de invertir en formación y de implantar un programa específico, aquí tienes algunos puntos por los que empezar:

1. Identifica tus necesidades de formación

Inicia el proceso determinando qué competencias básicas o nuevas habilidades necesitan tus empleados para que la empresa cumpla con sus objetivos. Identifica los parámetros empresariales concretos que actualmente no son satisfactorios y decide qué tipo de formación será más útil para tus empleados.

Pregúntate:

• ¿Cómo quiero que repercuta en la organización el programa de formación y crecimiento profesional de los empleados?
• ¿A qué déficits de competencias necesitamos dar respuesta?
• ¿En qué medida el rendimiento de los empleados lastra el crecimiento de la empresa?

2. Elabora un plan de acción

Quizá en este punto necesites recurrir a profesionales. Colabora con expertos en formación para seleccionar los métodos de aprendizaje más adecuados a las necesidades y objetivos de tu empresa. Te orientarán a la hora de dirigir tu inversión hacia las categorías más propicias para obtener los resultados que buscas.

Puede resultar un trabajo ímprobo, pero hay muchas organizaciones que pueden ayudarte, como los Centros de Formación de Autodesk, que te proporcionarán un amplio abanico de recursos y contactos con empresas de capacitación muy experimentadas, así como materiales didácticos acreditados y de primera calidad.

Pregúntate:

• ¿Cuáles son los tipos de formación idóneos para mi empresa?
• ¿Cuánto tiempo de formación deberíamos dedicar a estos programas?
• ¿Debería animar a los empleados a que profundicen, adquieran nuevas competencias y aprendan más allá de mi programa de formación, con herramientas como los Certificados de Autodesk?

3. Pon en marcha la formación

Perfila los objetivos de una nueva formación de los empleados. Recuerda que, para muchos de ellos, esta inversión es un incentivo. No te cierres a sus comentarios sobre la calidad o el tipo de formación que has escogido. El programa será un éxito en la medida en que se adecúe a tus trabajadores, así que su participación es esencial.

4. Evalúa los resultados

Es fundamental comprobar que lo invertido en formación tiene resultados. Algunos llegarán rápido: las pruebas de contenidos o las dinámicas de grupo mostrarán en tiempo real los avances en competencias tecnológicas, por ejemplo. Otros resultados pueden tardar un poco más, como el incremento de la productividad o la reducción de costos a largo plazo.

Recuerda que un profesional de la formación y el crecimiento de los empleados puede ayudarte a valorar si estás alcanzando tus objetivos esenciales. Juntos, podréis revisar los programas formativos, modificarlos e implantar otros nuevos que ayuden a tu empresa a alcanzar sus objetivos este año y todos los que quedan por venir.

Este artículo ha sido actualizado. Originalmente se publicó en septiembre de 2014.