6 razones para no deshacerse de los escritorios al volver a la oficina

Ahora que las empresas trazan estrategias de regreso a la oficina, he oído de boca de muchos directores en distintos sectores que volver supondrá deshacerse de la mitad de los escritorios. Suena lógico: cuantas menos mesas haya, más espacio habrá y más fácil será mantener las distancias. Pero este proceso dará como resultado millones de escritorios desechados. ¿Cómo deshacerse de estos y de las toneladas de mobiliario de oficina que los acompañan?

La cuestión es que no hay que hacerlo. Es una mala estrategia que no toma el futuro en consideración y solo trata de afrontar un problema a corto plazo. Así que en lugar de plantearse la idea de llenar los vertederos de escritorios, mejor sería centrarse en otras medidas: desde gestionar el flujo de personas que entran y salen de un edificio hasta determinar cuántas personas son realmente necesarias en un espacio de oficina.

A continuación expongo lo que podría suponer volver a la oficina después del coronavirus y cómo los responsables de la empresa pueden ayudar a otras personas a aprender a adaptar su comportamiento para que todas las partes de la organización funcionen mejor y de forma más saludable.

1. Las empresas pueden recurrir a tecnologías ya existentes para una mayor flexibilidad

Reconoce todo lo que has ido cambiando gracias a la tecnología con la que cuentas. Prácticamente de la noche a la mañana, las empresas pasaron de un modelo centrado en la oficina a uno basado en el teletrabajo. Las videoconferencias sustituyeron a las reuniones presenciales. Los recorridos virtuales a las visitas en persona. La tecnología basada en la nube les posibilitó el trabajo remoto a plantillas enteras. En resumen, el espíritu de la “resiliencia” permitió a empresas y empleados tomar tecnología ya existente y aprovecharla para gestionar negocios desde cualquier lugar y en cualquier momento. A medida que aprendes a ajustarte a nuevas formas de trabajar en el futuro cercano y no tan cercano, piensa en lo que ya tienes y cómo podría utilizarse de forma efectiva para responder a tus necesidades al volver al espacio de trabajo. No siempre tienes por qué empezar desde cero.

2. El diseño generativo puede ayudar a reimaginar espacios

Eliminar los escritorios es una solución aparatosa a un problema complejo que se resolverá con tecnología, no con carretillas. Existen millones de edificios comerciales en el mundo, por no hablar del resto de infraestructuras. Es imposible que con métodos tradicionales se pueda rediseñar tanto espacio de trabajo, a menos que los arquitectos cambien de paradigma.

Aquí es donde entra el diseño generativo. Hay software que puede automatizar las mejores opciones para reimaginar y optimizar el espacio conforme a los criterios de seguridad para el COVID-19. Esto significa adecuar el espacio al distanciamiento físico entre escritorios, además de al movimiento horizontal y vertical de las personas y del aire. También te hará falta poner los medios para dar el cambio rápidamente de un entorno de “nueva normalidad” a uno acorde con los criterios de seguridad en oficinas, aeropuertos, universidades y restaurantes. Una capacidad de actuar con rapidez y modificar la disposición de escritorios y salas y la circulación para limitar la transmisión de enfermedades hará que tu empresa sea más resiliente en el futuro.

3. El rediseñado para hoy debe responder también a las necesidades del futuro

Tanto la tecnología como el esfuerzo de rediseñado deben centrarse en dos modalidades: una que abarque los próximos seis meses y otra que se adapte a otro pico de COVID-19 u otro virus que pudiera llegar dentro de dos, cinco o diez años. Cuando ya haya pasado el COVID-19, las empresas deberán trazar planes para la posibilidad de necesitar un modo en el que todo esté organizado para el distanciamiento. Esto exige evaluar cómo funciona un espacio de trabajo de forma natural y después encontrar formas de cambiar comportamientos y modificar espacios para obtener mejores resultados.

Por ejemplo, algunos programas de software podrán simular masas de personas en movimiento para visualizar niños saliendo al recreo o empleados entrando en un edificio. ¿Necesitan utilizar las escaleras o el ascensor? ¿Qué grupos se mueven y cuándo? Quizá tengas que organizar turnos y distribuir las horas de llegada para distintos grupos para evitar el contacto estrecho entre personas y los pasillos abarrotados.

“Las aceras no están diseñadas para el distanciamiento social. Para que las personas puedan cruzarse con seguridad, las aceras deberían ser más anchas. O hace falta un nuevo sistema de circulación para hacer que todo el mundo avance en una u otra dirección”.

Esto dará pie a retos inauditos para los arquitectos, ya que el mismo espacio deberá cumplir dos funciones: una en modo crisis, como el actual, y otra en modo normal. Superar estos obstáculos garantizará que los responsables de las empresas estén preparados para lo que venga, de modo que puedan realizar la transición a un modo de trabajo seguro y fiable para todos los niveles de la compañía.

4. Se están considerando opciones permanentes de trabajo a distancia

Para respetar el distanciamiento social y los requisitos de circulación, las empresas probablemente no necesiten más del 25 % de los trabajadores en la oficina en una buena temporada. He visto entre responsables de plantilla una tendencia a opinar que no todos sus empleados deberían volver a la oficina. Esto está ocurriendo hasta en sectores tradicionales históricamente reacios a permitir que sus empleados teletrabajen. Un ejemplo son los bufetes de abogados. De parte de algunos he oído que, en el futuro, ven los lugares de trabajo principalmente como salas de juntas y espacios abiertos en los que reunirse con clientes. Y no necesitarán escritorios para los empleados que realicen su trabajo a distancia (y, al mismo tiempo, estos se ahorran el transporte público y el tiempo de viaje). Las oficinas van camino de ser salas de reuniones o centros de información al cliente.

Esto podría ser un cambio drástico para muchas empresas. En Estados Unidos es bastante normal trabajar desde casa, al menos de vez en cuando. Es común el horario de trabajo de tres días en la oficina y dos en casa. Pero en otros países, como Japón o España, todo el mundo va a la oficina todos los días. En esos casos, implementar el teletrabajo quizá sea algo más difícil. Hará falta una reflexión activa por parte de los responsables y directores de las empresas para encontrar la mejor solución que funcione para todo el mundo.

5. Es hora de repensar los espacios comunes

Obviamente, es el fin de la oficina de plan abierto y de los cubículos; al menos, de momento. Pero esos no son los únicos espacios comunes. Las aceras no están diseñadas para el distanciamiento social. Para que las personas puedan cruzarse con seguridad, las aceras deberían ser más anchas. O hace falta un nuevo sistema de circulación para hacer que todo el mundo avance en una u otra dirección. Los sistemas de transporte público y zonas de mucho tránsito están siempre entre las principales fuentes de ansiedad, pues la gente teme que la falta de una planificación para el distanciamiento aumente el riesgo de contraer el virus. Cuando los responsables de las empresas piensen en el interior de un edificio, deberán también tener en cuenta los espacios que llevan a él y asegurarse de que son igual de seguros para los empleados que comiencen a volver a la oficina.

6. El desarrollo del futuro creará espacios aún más seguros

De igual modo que en Autodesk estamos rediseñando nuestro propio espacio de trabajo para mejorar la seguridad y salud, multitud de marcas de todo el mundo están imaginando y creando las tecnologías que harán de los espacios de trabajo entornos aún más seguros de lo que podemos predecir. Es demasiado pronto para revelar ningún ejemplo, pero sabemos de empresas que están trabajando en inventos que desinfectarán tanto a las personas como a los componentes de las oficinas de formas que nunca has imaginado. Otras empresas están considerando el uso de drones o robots para la limpieza.

Tu espacio existente de oficina y su entorno pueden hacer gala de sus capacidades de igual modo que lo hizo tu plantilla cuando los sectores pasaron del trabajo en persona al virtual casi de la noche a la mañana, todo gracias a una combinación de tecnología e imaginación. Esa es la esencia de la resiliencia, algo que pondrá a las empresas en posición de afrontar lo que quiera que vaya a suceder con el COVID-19 y lo que venga después.