Retour au bureau : 6 conseils pour réinvestir l’espace de travail

Alors que le retour au bureau se profile à l’horizon, de nombreux dirigeants envisagent de se séparer de la moitié de leur mobilier afin de faire plus de place dans leurs locaux et de faciliter ainsi le respect des règles de distanciation. Mais que faire des millions de tables et de chaises dont on se sépare, et des tonnes de fournitures qui les accompagnent ?

La réponse est bien entendu de ne pas s’en débarrasser du tout, car cette fausse bonne idée ne ferait que résoudre le problème à court terme. Au lieu de remplir les décharges avec votre mobilier devenu obsolète, concentrez-vous sur d’autres problématiques telles que déterminer le nombre d’employés réellement nécessaires dans vos locaux ou encore gérer les entrées et sorties de vos équipes.

Voyons ci-dessous ce qu’implique un retour sur le lieu de travail après la crise sanitaire et comment, en tant que chef d’entreprise, aider les autres à prendre de bonnes habitudes qui seront bénéfiques à tous les niveaux de votre entreprise.

1. S’appuyer sur la technologie pour plus de flexibilité

Prenez le temps d’apprécier tous les changements que vous avez déjà mis en place grâce aux technologies existantes. Les entreprises ont toutes dû changer leurs modes de fonctionnement et adopter le télétravail en masse, pour ainsi dire du jour au lendemain. Les visioconférences se sont substituées aux réunions en présentiel et les visites virtuelles aux visites de chantiers. Sans oublier le cloud, l’outil de choix des équipes pour collaborer à distance. Bref, la résilience de chacun a permis aux entreprises et à leurs employés d’utiliser les technologies pour continuer à travailler à toute heure et en tout lieu. Alors que nous découvrons ce à quoi ressemblera une journée de travail typique dans un futur proche et moins proche, il est important d’analyser le chemin déjà parcouru et de réfléchir aux points qui peuvent être améliorés. En effet, il n’est pas toujours nécessaire de tout reprendre depuis le début.

2. Repenser les espaces de travail grâce à la conception générative

Mettre au rebut une multitude de tables et de chaises est une solution peu optimale à un problème compliqué qui pourrait pourtant trouver sa solution dans les nouvelles technologies. Les concepts habituels d’aménagement ne nous sont d’aucune utilité pour repenser les espaces de travail des dizaines de millions d’infrastructures et de bâtiments commerciaux qui existent à travers le monde. Les architectes doivent adopter un nouveau paradigme.

C’est là que la conception générative entre en jeu. De nos jours, les logiciels sont capables de proposer un aménagement optimisé des espaces de travail tout en restant conformes aux mesures de sécurité liées au coronavirus. Ainsi, non seulement la distance nécessaire entre chaque bureau est respectée, mais les déplacements et les mouvements d’air horizontaux et verticaux sont eux aussi pris en compte. Il est également important de construire un environnement rapidement modulable pour revenir à un espace sécurisé au besoin, qu’il s’agisse de bureaux, d’aéroports, d’universités ou de restaurants. Ce qui rend votre entreprise plus forte, c’est cette capacité à réorganiser en un clin d’œil l’aménagement et le sens de circulation de vos bureaux dans le but de limiter la transmission du virus.

3. Réaménager aujourd’hui, anticiper pour demain

L’utilisation des technologies et le réaménagement des espaces doivent être basés sur deux principes : le premier est de penser une utilisation des locaux dans les six mois à venir, et le deuxième de se préparer à une nouvelle vague d’infection de COVID-19 ou d’un autre virus qui pourrait survenir dans les deux, cinq ou dix prochaines années. Une fois que la pandémie actuelle sera passée, les entreprises devront se préparer à une éventuelle crise sanitaire semblable à celle-ci, nécessitant l’instauration d’une distanciation physique sur le lieu de travail. Pour ce faire, il faut évaluer la manière dont les usagers se servent des espaces, puis trouver des moyens de changer les comportements, pour enfin faire les modifications qui s’imposent.

Certains logiciels sont par exemple capables de simuler les mouvements de foule, ce qui sert à analyser le comportement des enfants en récréation ou encore le flux entrant et sortant d’un bâtiment. Les usagers prennent-ils les escaliers ou l’ascenseur ? Où vont-ils et à quel moment ? Songez à mettre en place des horaires décalés pour gérer les arrivées et départs de vos équipes. Cela limitera la proximité entre les différents groupes et évitera d’engorger les couloirs.

« Les trottoirs ne sont pas conçus pour respecter la distanciation physique non plus. Il faudrait qu’ils soient plus larges pour que les passants puissent se croiser en toute sécurité. Autrement, il faut mettre en place un système pour gérer le sens de circulation, dans un sens et dans l’autre. »

Ce sont de véritables défis pour les architectes, car il faut répondre à deux besoins (une utilisation en temps normal et une autre en temps de crise) avec un seul et même espace. Cependant, cela permettra aux chefs d’entreprises de faire face aux imprévus et d’assurer une transition immédiate, efficace et sûre, à tous les niveaux de leur organisation.

4. Envisager la possibilité du télétravail permanent

Pour respecter la distanciation physique et le sens de circulation, les entreprises seront probablement obligées de limiter à 25 % de leurs effectifs habituels le nombre de personnes présentes sur place. Certains chefs d’entreprises ont déjà exprimé leur opinion sur la question et ne trouvent pas indispensable que tous leurs employés retournent travailler au bureau. Cette tendance se dessine même dans les secteurs d’activité les plus conventionnels qui s’étaient, jusque-là, toujours positionnés contre le télétravail. Je pense par exemple aux cabinets d’avocats qui envisagent de n’utiliser leurs locaux que pour se réunir et recevoir leurs clients. Tous les employés travailleront à distance, ce qui leur permettra également d’éviter les transports en commun.

Cela pourrait bien marquer un grand tournant pour de nombreuses entreprises. Aux États-Unis, il n’est pas rare de travailler depuis son domicile, du moins de temps en temps, et une semaine ordinaire comprend souvent deux jours de télétravail. Mais ce type de pratique est totalement étrangère à d’autres pays, comme le Japon. Il est donc plus difficile d’instaurer le télétravail dans ces pays-là, et les dirigeants des entreprises devront examiner la question de plus près pour trouver la meilleure solution pour tous.

5. Repenser enfin les espaces partagés

L’époque des boxes de travail individuels et des grands espaces ouverts est bien révolue, tout du moins pour le moment. Mais ce ne sont pas les seuls espaces que les usagers partagent : les trottoirs ne sont pas conçus pour respecter la distanciation sociale non plus. Il faudrait qu’ils soient plus larges pour que les passants puissent se croiser en toute sécurité. Autrement, il faut mettre en place un système pour gérer le sens de circulation, dans un sens et dans l’autre. Les transports publics sont eux aussi au centre de nombreuses inquiétudes, car ils ne permettent pas un bon maintien de la distanciation et augmentent donc le risque d’être contaminé par le virus. Les chefs d’entreprise doivent prendre en compte les chemins d’accès à leurs locaux et faire en sorte de les sécuriser aussi. Leurs employés pourront ainsi se rendre sur leur lieu de travail en toute sécurité.

6. Renforcer la sécurité au travail

Nous sommes nous aussi en train de revoir notre espace de travail chez Autodesk, et comme nous, les entreprises du monde entier imaginent et créent des technologies qui rendront nos lieux de travail encore plus sûrs. Il est trop tôt pour donner des exemples précis, mais nous savons que certaines sociétés s’efforcent de mettre au point des inventions qui permettront d’assainir les bureaux et de préserver l’hygiène de leurs usagers de façon plus efficace. D’autres encore envisagent de faire appel aux drones et aux robots.

Avec un peu d’imagination et avec l’aide des nouvelles technologies, votre entreprise saura s’adapter autant que vos employés. C’est la définition même de la résilience et c’est ce qui vous permettra de faire face à toutes les éventualités, qu’il s’agisse du coronavirus ou d’autre chose.