W większości firm poszczególne dziedziny są odizolowane. Informacje o produkcie mogą się znajdować w różnych działach, na dyskach sieciowych i w poszczególnych komputerach. Różne procesy obejmujące osoby i informacje z wielu dziedzin są niespójne. Informacje o produkcie są trudne do znalezienia i często nieaktualne. Powoduje to błędy, opóźnienia i nieefektywne działanie. Zarządzanie cyklem życia produktu jest ważne, ponieważ pomaga w wyeliminowaniu odizolowanych grup dzięki centralizacji danych i automatyzacji procesów, które efektywnie łączą ludzi, procedury i informacje o produktach z całego przedsiębiorstwa.
Zarządzanie cyklem życia produktu znacznie usprawnia tworzenie, opracowywanie, obsługę i rozwój produktów oraz usług przez firmy. Oprogramowanie PLM pozwala ograniczyć błędy i ułatwia wszystkim dostęp do aktualnych, dokładnych informacji oraz pracę z ich użyciem w dowolnym miejscu i czasie. PLM eliminuje bariery związane ze współpracą oraz zwiększa efektywność i dynamikę działania.
Oprogramowanie PLM udostępnia również tablice narzędzi ze wskaźnikami KPI, które pozwalają ograniczyć czas przeznaczany na ręczną koordynację zadań, raportowanie i audyty projektu. Korzystanie z oprogramowania PLM pomaga również poprawić jakość produktu przez udostępnianie inżynierom danych dotyczących parametrów produktu i zapewnienie możliwości śledzenia zmian w zamkniętej pętli i wprowadzania ulepszeń na wczesnych etapach cyklu projektowania. To jedynie kilka przykładów wskazujących, dlaczego ważne jest zarządzanie cyklem życia produktu. Firmy o dowolnej wielkości, z różnych branż i regionów czerpią korzyści z używania oprogramowania PLM.