COVID-19 Süresince Uzaktan İşgücünü Desteklemek ve Stresi Azaltmak için En İyi 10 Uygulama
Beklenmedik ve eşi benzeri görülmemiş bir kriz, dünyayı sanki bir gecede ele geçiriverdi: COVID-19 adıyla bilinen koronavirüs, ülkeden ülkeye yayılarak işletmelerin ve sınırların kapatılmasına, okullardaki milyonlarca çocuğun evlerine gönderilmesine ve dünyadaki işgücünün uzaktan çalışmak zorunda kalmasına neden olarak, an itibarıyla kamu sektörünü ve özel sektörü bir çözüm üretme mücadelesine sürüklemiş bulunuyor.
Endişe verici ani değişimlerle baş etmek elbette çok zordur ancak insanlar uyum sağlamayı bilir. İnsanlar, hem yalnızlık ve sosyal mesafe gerektiren bu yeni normla ve belirsiz ekonomiyle nasıl başa çıkacaklarını hem de bu süreçte aileleriyle nasıl ilgileneceklerini hızla öğreniyorlar. Ve modern dünya insanlığa, geçmişte yaşanan salgınlar sırasında var olmayan bir rahatlık sunuyor: insanlar teknolojiyi kullanarak birbirleriyle iletişim kurabiliyorlar.
Şirketler, ürün ve hizmetlerinin, müşteriler ve çalışanlar için erişilebilir, güvenli ve güvenilir kalmasını sağlamalıdır. Bunun için kapsamlı bir iş sürekliliği planına sahip olmaları büyük önem taşıyor. Çalışanların sağlık ve güvenliği en önemli önceliktir. Birçok şirket, bilinçli kararlar verebilmek için hükümetlerin ve sağlık kuruluşlarının koronavirüsle ilgili yönlendirmelerini yakından ve sürekli olarak takip ediyor.
Bilgi teknolojilerinden sorumlu yöneticilerin, günümüzün modern işgücünün daha etkin çalışabilmesini sağlamak için, insanların bulundukları her yerde üretken olmalarına yardımcı olacak bir BT stratejisi geliştirmeleri gerekir. Yöneticiler bunu yaptıkları zaman, çalışanlarının istedikleri yerde, istedikleri zaman, istedikleri cihazdan çalışabilmelerini sağlayan teknolojiler vasıtasıyla, uzaktan çalışanları destekleyebileceklerdir.
COVID-19 olayı ilerledikçe, birçok şirket, çalışanlarını evden çalışma konusunda desteklemek için çaba sarf ediyor. Aşağıda, uzaktan çalışanlarınız için sorunsuz bir çalışma deneyimi sunmak üzere çözüm ve uygulamalara dair çeşitli örnekler bulabilirsiniz.
1. Hizmet Olarak Yazılıma (SaaS) ve Bulut Çözümlerine Yatırım Yapın
Microsoft O365, Zoom, Slack, Jira ve Salesforce gibi bulut üretkenlik araçları her yerden çalışmaya olanak tanıyor. Microsoft Teams ve OneDrive gibi platformlarla ekiplerinizin bulut üzerinde işbirliği içinde çalıştığı bir kültür oluşturun. Bu, aralarında binlerce kilometre olsa bile, çalışanlarınızın dosyalar üzerinde birlikte çalışabilmelerini ve bunları birlikte düzenlemelerini gerçek zamanlı olarak sağlar.
İşlerinizin kesintisiz bir şekilde devam etmesi için, konum veya cihazdan bağımsız olarak üretkenliği ve işbirliğini mümkün kılan esnek çözümlere yatırım yapmanız büyük önem taşıyor. Çalışanlar neredeyse bilgisayarlarından yapabildikleri kadar çok işi telefonları üzerinden de yapabilir.
2. Sanal Erişim Sağlayın
Yazılım veya donanım gereksinimleri nedeniyle bazı çalışanların fiziksel masaüstü bilgisayarlarda çalışmaları gerekir. Örneğin mimarlar büyük iş istasyonlarını evlerine götüremeyebilir. Ancak mimarların veya diğer tasarımcı ve mühendislerin, şirket dizüstü bilgisayarları veya kişisel bilgisayarları üzerinden ofisteki masaüstü bilgisayarlarına güvenli bir şekilde uzaktan erişmelerini sağlarsanız, bu sayede çalışanlarınız istedikleri yerden, üretken bir şekilde çalışmaya devam edebilirler.
Dikkate alınması gereken bir diğer konu da dizüstü bilgisayarın hazır bulunmasıdır. İnsanların koştura koştura tuvalet kağıdı satın alması gibi, şirketler de büyük miktarlarda dizüstü bilgisayar sipariş ediyor ve bu da küresel tedarik sıkıntısına yol açıyor. Tedarik zinciri sorununu çözmek için, kullanıma hazır dizüstü bilgisayarları önceden stoklayın; ve çalışanların kişisel cihazlarından sanal bilgisayarlara erişim sağlayarak, dizüstü bilgisayarlar olmasa bile işleri yürütmelerini sağlayın.
3. Çalışanların Müşterilere Her Yerden Hizmet Etmelerine Yardımcı Olun
Müşteri ve çalışan destek teknisyenlerinin telefon sistemine bağlanmak zorunda kalmadan herhangi bir yerden çalışmasını sağlayan NICE inContact gibi birleşik bir merkezi iletişim platformu kullanın. Bu çözümlerin fiziksel binalarda bir arada gruplandırılmaları gerekmez. Konumlarına ve erişilebilirliklerine bağlı olarak, sorgulama yönlendirme ayarlamaları ve önceliklendirme yapmak suretiyle, destek ekiplerinize zamanında ve kaliteli destek vermeye devam edebilirsiniz.
4. Yeni Yetenekleri İşe Almaya Devam Edin
Çalışanlarınız ofise gitmeseler de bu, yeni işe alımları durdurmaları gerektiği anlamına gelmez. Yalnızca birkaç değişiklik yapmanız gerekli. Yüz yüze görüşmeler bizzat olmasa da görüntülü konferans üzerinden yürütülebilir. Şirket dizüstü bilgisayarlarını yeni işe alınanların evlerine gönderebilir, yeni çalışanlarınıza oturum açma bilgilerini güvenli bir şekilde iletebilirsiniz. Yeni çalışanlar teknik yardıma ihtiyaç duyarlarsa, destek teknisyenleriniz telefon, e-posta veya sohbet üzerinden yardım ulaştırabilir. Yeni çalışanların uyum sağlama süreçleri ofiste gerçekleşmeyebilir ancak dünya çapındaki yeni ekip üyelerinizin bu süreci tamamlamaları sanal ortam üzerinden sağlanabilir.
5. Destek İhtiyacının Artışına Hazır Olun
İş koşullarının değişmesi ek destek ihtiyacını beraberinde getirir. Yardım masası destek ekibinizden, destek taleplerinin artması ihtimalini göz önünde bulundurarak bir personel planı hazırlamasını isteyin. Mümkün olan her yerde self-servis imkanı sağlayın ve robotlar, Slack kanalları, sohbet, e-posta ve telefon gibi birden çok kanal üzerinden desteğe erişimi kolaylaştırın.
6. Net İletişim Kurun
Evden çalışmak bazı çalışanlar için zorlayıcı bir değişim anlamına gelebilir. Bu nedenle sistemlerinizi en iyi şekilde nasıl kullanacaklarını ve bunlara nasıl erişebileceklerini anlamaları önemlidir. Çalışanlara geçiş sürecinde destek olmak için SSS, ipuçları ve en iyi uygulamalar gibi metinler hazırlayıp gönderin; ve tüm önemli bilgileri, aranan bilginin kolaylıkla bulunabileceği bir şirket içi internet sitesine koyun. Özel sorulara yanıt bulmak için tüm bilgileri taramanın, çok zor olabileceğini unutmayın. Bu nedenle evden çalışma sürecinde sık sorulabilecek soruları cevaplamak üzere otomatik bir destek robotu eğitin. Böylece çalışanlar anında cevap alabileceklerdir.
7. Verilerinizi Derinlemesine Takip Edin
Artık herkes uzaktan çalışmaya hazır olduğuna göre, bu kişilerin başarılı bir şekilde kaynakları kullandıklarından ve bunlara eriştiklerinden emin olmak önem kazanmaktadır. Sistemin durumunu ve erişilebilirliğini etkin olarak izlemek için, paneller oluşturabilirsiniz. Bu değerli veriler, çalışanlarınızın sistemlerinizde aktif olup olmadığını ve beklediğiniz fonksiyonları yerine getirip getiremediğini gösterir. Ayrıca, bu sistemlerin kullanımı hakkında anında bilgi elde etmiş ve işgücünüzün üretkenliğini sürdürmesi için daha fazla lisans, sorun çözme, vb. gibi işlemler gerekip gerekmediğini öğrenmiş olursunuz.
8. VPN Kullanımındaki Artış için Ağ ve Altyapıyı Optimize Edin
Uzaktan çalışan sayısı arttıkça, özel sanal ağa (VPN) yönelik talep de artacaktır. İyi bir bağlantı sunmak için şunlar yapılabilir: VPN kullanımını sürekli takip etmek, lisans sayısı ve konumlarına yönelik ayarlamalar yapmak ve VPN bağlantısının zaman aşımı süresini azaltarak, kullanılmayan lisansların diğer kullanıcılar için erişilebilir olmasını sağlamak. Ayrıca, aşağıdaki adımlar da atılabilir.
İlk olarak, hangi uygulamaların VPN gerektirdiğine dair açık bir bildirimde bulunun ki çalışanlar VPN’i yalnızca gerektiğinde kullansınlar. VPN’i tüm çevrimiçi işler için kullanmak, trafik akışının, çalışanların ev ofislerinden ziyade veri merkezlerine yönlendirilmesi anlamına gelir. Bunun sonucunda sistemin performansı çok yavaşlar. İkinci olarak, bağlantı kalitesinde istikrarı sağlamak için, altyapı ekipmanlarının yazılım güncellemelerini ve yeniden başlatma işlemlerini hızlandırın.
9. Güvenlikten Ödün Vermeyin
Maalesef, COVID-19 gibi büyük bir olay esnasında, bilgisayar korsanları durumdan yararlanmaya çalışabilir. Çalışanlar sistemlerinize uzaktan erişirken bile, verilerin güvenliğini sağlamak için, fiziksel cihazlarda ve sanal masaüstü bilgisayarlarda iki etkenli kimlik doğrulama, veri şifreleme ve güvenli geçiş gibi standart güvenlik önlemlerini uygulayın.
10. Bir Acil Durum Planı Oluşturun
Bir yandan çalışanların ürettiği verileri toplarken, diğer yandan teknoloji sorunlarına karşı bir acil durum planı yapılması önemlidir. Örneğin, kritik bir sisteme giriş şifresini bilen sadece üç çalışan varsa ve hiçbirine ulaşılamıyorsa eylem planınız nedir? Operasyon merkezinizle, kritik bilginin ve malumatın güvenli bir şekilde toplanmasını sağlayacak bir plan geliştirin. Böylece, ekip üyelerine beklenmedik bir şekilde erişemediğiniz zamanlarda bile işleriniz durma noktasına gelmez.
“Her yerden, her zaman, her cihazdan çalışma” modeline yatırım yapmak ve buna benzer en iyi uygulamaları devreye sokmak, kriz zamanlarında şirketlere fayda sağlar. Ve normalde de çalışanların her gün verimli ve üretken olmalarını kolaylaştırır.
Bu eşi görülmemiş değişim, büyük zorlukları da beraberinde getiriyor. Şirketler, çalışanlarıyla birlikte bu değişime ayak uydurmaya çalışırken, hiçbir şeyin mükemmel yürümesini bekleyemezler. Ancak bu meselenin bir de olumlu tarafı var: Zira krizin insanları, ülkeler ve kıtalar arasında daha iyi bağlantı kurmaya zorladığı kesin. Bu sürecin sonunda, insanlığın daha güçlü ve daha dayanıklı hale geleceği öngörülebilir.